1. Có tất cả các tài liệu liên quan đến quyết định sa thải

Trước khi chấm dứt hợp đồng với một nhân viên, điều quan trọng là đảm bảo bạn có tài liệu để hỗ trợ các lý do cho quyết định này, bao gồm đánh giá hiệu suất, thư tay hoặc email hỗ trợ. Xem lại các tài liệu này để đảm bảo rằng lý do chấm dứt là hợp lệ và thuyết phục được nhân viên. 

Điều này có nghĩa là việc chấm dứt không thể dựa trên các lý do như phân biệt đối xử, trả đũa hoặc các lý do bất hợp pháp khác. Khi xem xét các tài liệu hỗ trợ cho việc chấm dứt, hãy nhớ thường xuyên lưu email hoặc tài liệu cần thiết. Nếu nhân viên muốn kiện tụng, bằng chứng này có thể phản ánh nếu người sử dụng lao động muốn dựa vào nó để bảo vệ cơ sở cho việc chấm dứt. 

Khi có đầy đủ tài liệu, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ bảo quản nó thật cẩn thận vì nó rất quan trọng đối với sự biện hộ của bạn nếu có kiện tụng. Bảo quản tài liệu thường yêu cầu tắt bất kỳ chức năng tự động xóa điện tử nào có thể vô tình làm mất thông tin quan trọng này. 

2. Lập kế hoạch cho cuộc họp thông báo sa thải

Lập kế hoạch cho cuộc họp thông báo chấm dứt hợp đồng với nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo rằng nó diễn ra suôn sẻ. Nơi tổ chức cuộc họp chấm dứt và ai sẽ tham dự là những điều bạn nên xem xét kỹ càng.

Trước tiên, bạn phải đảm bảo sự riêng tư và bí mật cho việc này. Đây có thể là thách thức đối với các nhà tuyển dụng nhỏ vì ngay cả khi bạn có phòng hội thảo, các nhân viên khác thường đi ngang qua và tự hỏi điều gì đang xảy ra. Để giảm thiểu tình trạng lan truyền tin đồn, hoặc nếu bạn không có một môi trường riêng tư trong văn phòng, hãy tiến hành cuộc họp tại một địa điểm riêng tư và lên kế hoạch về cách bạn sẽ thông báo cho nhân viên về địa điểm đấy.

Thứ hai, một đại diện không thiên vị có kinh nghiệm trong việc chấm dứt hợp đồng (thường là đại diện nhân sự hoặc quản lý văn phòng) nên tiến hành cuộc họp này. Ngoài người dẫn đầu cuộc họp, có một nhân chứng khách quan để ghi lại những gì xảy ra trong cuộc họp. Trước cuộc họp, hãy chuẩn bị một kịch bản hoặc một phác thảo về những gì sẽ được nói và cách trả lời các câu hỏi của nhân viên. 

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là ghi lại việc chấm dứt bằng cách chuẩn bị một bản ghi nhớ khách quan nêu chi tiết lý do chấm dứt và đính kèm tài liệu hỗ trợ. Không bao gồm ý kiến ​​cá nhân, cảm xúc, suy đoán hoặc thông tin không thực tế khác vì bản ghi nhớ này có thể sẽ được sử dụng làm bằng chứng để bảo vệ quyết định của bạn nếu nhân viên quyết định khởi kiện. 

 3. Thanh toán đầy đủ tiền lương

Người sử dụng lao động phải cung cấp cho nhân viên tiền lương cuối cùng của mình trong cuộc họp thông báo sa thải. Tiền lương cuối cùng phải bao gồm tất cả tiền lương kiếm được, kỳ nghỉ tích lũy, thời gian nghỉ cá nhân, hoa hồng hoặc tiền thưởng. Rất dễ quên những thứ như hoa hồng hoặc tiền thưởng vì thông thường, chúng được trả theo một lịch trình khác (tức là hàng tháng hoặc hàng quý) và có thể không phù hợp với thời gian chấm dứt của nhân viên. Tuy nhiên, chủ lao động phải trả vào ngày cuối cùng của nhân viên. 

Ngoài ra, đảm bảo cung cấp cho nhân viên tất cả các tài liệu liên quan đến các lợi ích áp dụng (bao gồm cả trợ cấp hưu trí, thông tin bảo hiểm và trợ cấp thất nghiệp.

4. Thu hồi lại các tài sản thuộc về công ty

 Thu thập tất cả tài sản của công ty (chìa khóa, thẻ truy cập, máy tính xách tay, điện thoại di động của công ty, thẻ đậu xe,…) trong cuộc họp chấm dứt và đảm bảo rằng nhân viên không còn quyền truy cập vào dữ liệu điện tử, bao gồm cả tài khoản email của họ. Điều quan trọng là cắt quyền truy cập của nhân viên vào đúng thời điểm. Nếu quyền truy cập bị cắt quá sớm, nhân viên sẽ nghi ngờ, điều này có thể làm hỏng kế hoạch của bạn. Nếu điều ngược lại xảy ra và quyền truy cập không bị cắt cho đến vài giờ hoặc vài ngày sau khi chấm dứt, nhân viên có thể thu thập thông tin hoặc tạo bằng chứng để chống lại bạn. 

Trong cuộc họp sa thải, nhân viên ký tên và xác nhận rằng họ đã trả lại tất cả tài sản của công ty. Nếu nhân viên đã ký một thỏa thuận bảo mật nào khác, hãy nhắc nhở nhân viên về nghĩa vụ bảo mật liên tục của họ sau khi làm việc.

Chấm dứt hợp đồng với một nhân viên có thể gây căng thẳng và không thoải mái, đặc biệt đối với các nhà tuyển dụng không quen với quy trình này. Thực hiện theo các bước trên sẽ giúp làm cho quá trình này diễn ra theo thứ tự và tránh để lại các hậu quả đáng tiếc khác.