Văn phòng ảo là gì và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng văn phòng ảo, những đối tượng nào nên sử dụng văn phòng ảo trong kinh doanh? Để tìm hiểu nhiều hơn về văn phòng ảo, hãy cùng tham khảo những chia sẻ sau đây của RaoXYZ Nhà.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (hay còn được gọi là Virtual Office) là một địa điểm được sử dụng cho các doanh nghiệp, nơi mà họ có thể đặt làm địa chỉ kinh doanh mà không cần phải sử dụng đến phần diện tích thật. Tại đây, mọi thông tin giao dịch đều được chuyển về cá nhân hoặc trụ sở chính để xử lý. Ngoài ra, văn phòng ảo cũng mang đến cho doanh nghiệp những tiện ích của một văn phòng thực thụ như: trang thiết bị văn phòng, lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách, địa chỉ đăng ký kinh doanh, hotline,…

Văn phòng ảo là như thế nào? Loại hình văn phòng này thực chất đã xuất hiện tại Việt Nam từ nhiều năm trước đây. Với tính chất giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động về mảng văn phòng, văn phòng ảo sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các startup mới thành lập còn hạn chế về chi phí văn phòng.

Vậy những hoạt động thuê văn phòng ảo là gì? Không chỉ đơn giản như việc thuê một căn hộ, thuê văn phòng ảo có nghĩa là công ty hoặc doanh nghiệp đã chính thức đi vào hoạt động và phải chuẩn bị đầy đủ thủ tục, giấy tờ pháp lý cũng nghĩa vụ đóng thuế đầy đủ cho nhà Nước Việt Nam.

Giá thuê văn phòng ảo hiện nay:

Dịch vụ văn phòng ảo có lợi thế gì?

Được các chuyên gia đánh giá rằng văn phòng ảo có thể giúp tiết kiệm đến 90% chi phí duy trì văn phòng, những dịch vụ văn phòng ảo ra đời và dần cải tiến chức năng để mang đến sự phù hợp nhất cho thị trường Việt Nam. Trong đó, không thể không thể kể đến một số ưu nhược điểm của văn phòng ảo, điển hình là một số thế mạnh như:

– Địa chỉ kinh doanh đẹp: Đăng ký kinh doanh tại một vị trí đẹp như trung tâm thành phố lớn chắc chắn sẽ là một yếu tố tuyệt vời cho doanh nghiệp. Khi sở hữu văn phòng tại những cung đường lớn tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng,… sẽ mang đến một sự tin tưởng nhất định của khách hàng.

– Tiết kiệm chi phí: So với loại hình văn phòng truyền thống, văn phòng ảo có thể tiết kiệm đến 90% chi phí thuê mặt bằng và trang bị dụng cụ văn phòng. Trong những thời điểm kinh tế khó khăn do thiên tai dịch bệnh, sự lựa chọn này càng mang đến hiệu quả thiết thực nhất dành cho doanh nghiệp.

– Sở hữu cơ sở vật chất miễn phí: Khi thuê văn phòng ảo, chủ sở hữu sẽ được sử dụng các tiện nghi của một văn phòng thực thụ một cách miễn phí. Từ các trang thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, điện thoại,… cho đến các bộ phận phòng ban như lễ tân, tiếp khách, họp,…

– Không gây tổn thất trong duy trì văn phòng: Khi sử dụng hình thức văn phòng ảo, những vấn đề về tổn thất trong văn phòng sẽ hoàn toàn bị loại bỏ.

– Nhân viên lễ tân: Không chỉ bộ phận lễ tân tiếp khách, mà ngay cả nhân viên lễ tân cũng sẽ hoạt động hoàn toàn miễn phí khi thuê văn phòng ảo. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cũng không cần phải lo lắng về vấn đề trình độ nghiệp vụ và sự chuyên nghiệp của những nhân viên này.

Văn phòng ảo vẫn có một nhược điểm nhỏ, đó là khi có quá nhiều gói đi kèm sẽ bị hạn chế giờ phòng họp. Nếu muốn sử dụng, bạn cần phải đặt trước để tránh gặp phải trường hợp trùng giờ với những công ty khác. Tuy nhiên, nhược điểm này không đáng kể và bạn có thể tự khắc phục được.

Đối tượng sử dụng văn phòng ảo

Sau khi đã tìm hiểu rõ về văn phòng ảo là gì, những chia sẻ tiếp theo cần lời giải đáp đó chính là những đối tượng nào nên sử dụng văn phòng ảo. Thông thường, những doanh nghiệp có quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau sẽ có nhu cầu về loại hình văn phòng khác nhau, và văn phòng ảo thích hợp nhất cho những đối tượng sau:

– Những doanh nghiệp, công ty có quy mô vừa và nhỏ: Những doanh nghiệp và công ty có quy mô vừa và nhỏ là những đối tượng sẽ có thể cân nhắc sử dụng văn phòng ảo để cắt giảm chi phí hoạt động. Khoảng tiền này sẽ được sử dụng vào những mục đích đầu tư khác hợp lý hơn.

– Những startup và các doanh nghiệp vừa thành lập: Những doanh nghiệp vừa đi vào hoạt động và các startup sẽ là những đối tượng tiếp theo có thể ưu tiên sử dụng văn phòng ảo. Ở giai đoạn này, việc sở hữu một văn phòng để hoạt động ổn định là cực kỳ quan trọng. Trong tương lai, khi việc kinh doanh ổn định và dần đi vào quỹ đạo, các doanh nghiệp và startup có thể chuyển hướng sang các loại hình văn phòng khác.

– Các chuyên gia hoặc lãnh đạo dự án nhỏ: Một nhóm hoạt động độc lập cho một dự án hoặc một chuyên gia tư vấn cùng nhóm của mình sẽ rất cần đến văn phòng ảo. Đối với nhóm đối tượng này, việc thuê một văn phòng truyền thống là quá đắt đỏ và dư thừa, lãng phí.

– Các công ty, doanh nghiệp cần tạo chi nhánh: Trong thực tế, có không ít công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước sử dụng văn phòng ảo để thành lập chi nhánh ở một địa phương khác.

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Bên cạnh câu hỏi văn phòng ảo là gì, mọi người vẫn thường hay nghi vấn rằng văn phòng ảo có hợp pháp không? Bất cứ doanh nghiệp và công ty đang hoạt động đều phải dựa trên yếu tố tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam. Và một số yếu tố có thể minh chứng cho sự hợp pháp của văn phòng ảo có thể kể đến như sau:

– Theo bộ luật Doanh nghiệp được ban hành năm 2014, ở điều khoản 43 có nêu rằng trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt ở lãnh thổ nước Việt Nam và thể hiện rõ ràng số nhà, tên xã phường thị trấn, tên quận huyện và tên tỉnh thành phố. Ngoài ra, địa điểm này còn phải được khai báo với chính quyền địa phương để đăng ký kinh doanh. Qua đó cho thấy, văn phòng ảo có thể hoàn toàn đáp ứng điều kiện này.

– Cũng trong bộ luật Doanh nghiệp đã nêu định nghĩa rằng doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở kinh doanh và có nguồn tài sản được thẩm định rõ ràng và được đăng ký với các cơ sở có thẩm quyền về mục đích kinh doanh. Qua đó, các công ty sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở kinh doanh hoàn toàn không vi phạm luật Doanh nghiệp Việt Nam hiện tại.

– Bộ luật Doanh nghiệp Việt Nam cũng có nêu rõ ràng về một địa điểm không giới hạn về số lượng doanh nghiệp được thành lập. Vì thế, văn phòng ảo hoàn toàn có thể sử dụng chung một địa điểm để đăng ký kinh doanh cho nhiều công ty hoặc doanh nghiệp khác nhau.

Với những yếu tố trên, chúng ta hoàn toàn có thể nhận thấy văn phòng ảo không hề có yếu tố vi phạm pháp luật và hoàn toàn phù hợp để hoạt động ở nước ta. Các chủ doanh nghiệp và startup có thể yên tâm để thực hiện đăng ký trụ sở văn phòng bằng văn phòng ảo với sự chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ pháp lý và đóng thuế đầy đủ.

Kinh nghiệm sử dụng văn phòng ảo là gì?

Để có thể tìm thuê một văn phòng ảo tốt nhất, bạn có thể tham khảo qua một số kinh nghiệm dưới đây:

– Xem xét hoạt động của bộ phận chuyển tiếp thư từ: Đây được xem là một trong những thành phần chính của loại hình văn phòng ảo, cụ thể là chuyển tiếp bưu phẩm, thư từ, giấy tờ,…Nếu muốn thuê một văn phòng ảo, hãy hỏi họ về quy trình hoạt động như thế nào, từ đó có thể sắp xếp và chuyển tiếp thời gian gửi thư tín một cách kịp thời. Một số vấn đề bạn cần hỏi là: Ai là người đứng ra ký nhận các bưu phẩm, khi nào bạn có thể đến nhận thư từ, có thể hoãn dịch vụ chuyển tiếp thư từ hay không, thời gian chuyển tiếp thư từ là bao lâu,…

– Chính sách của văn phòng hội nghị: Hiện nay có khá nhiều văn phòng ảo cho bạn quyền truy cập vào văn phòng riêng hoặc phòng hội nghị, tùy vào mỗi nơi mà sẽ có các chính sách sử dụng khác nhau. Dựa vào đó bạn có thể xem xét nhu cầu sử dụng văn phòng và phòng hội thảo là bao lâu, hàng tuần, hàng tháng hay chỉ vài lần trong một năm. Bạn cần lên kế hoạch sử dụng trước để dễ dàng hơn trong việc sắp xếp thời gian.

– Kinh nghiệm của nhân viên: Một văn phòng ảo có dịch vụ tốt không chỉ đánh giá qua các thiết bị hiện đại, cơ sở vật chất sạch sẽ, mà còn phải xem xét sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên.

– Tìm hiểu trước về tài liệu tham khảo: Dù là muốn tìm kiếm bất kỳ loại hình nào, thì việc cần thiết là bạn phải tìm hiểu xem những người đã từng sử dụng dịch vụ có đánh giá như thế nào, từ đó có thêm được nhiều thông tin hữu ích. Bạn có thể xin thông tin khách hàng cũ trực tiếp từ phía công ty, nếu họ có dấu hiệu ngàn ngại không muốn cho, thì rõ ràng đó là một điều không tốt.

– Những khoản phí bổ sung: Điều cuối cùng chính là đọc kỹ hợp đồng và hỏi lại những khoản chi phí mà bạn phải bỏ ra trong thời gian làm việc với văn phòng ảo, ví dụ như: Phí an ninh, phí đặt phòng hội nghị, phí văn phòng tư nhân, phí cài đặt, phí hành chính,… Hiện tại có khá nhiều nơi cung cấp đầy đủ các khoản cần thanh toán theo tháng và rất linh hoạt để bạn có thể tham khảo một cách dễ dàng.

Sau khi thông qua những chia sẻ của RaoXYZ Nhà về văn phòng ảo là gì, hi vọng mọi người đã hiểu rõ hơn để có thể đưa ra những sự lựa chọn đúng đắn nhất khi thuê văn phòng ảo. Hãy thường xuyên truy cập RaoXYZ Nhà để nhận được những tin tức mới nhất về bất động sản.