Thư ký kinh doanh (Sales Admin/Sales Secretary) làm việc trong bộ phận kinh doanh. Họ là người hỗ trợ Giám đốc hoặc Trưởng phòng kinh doanh nói riêng và toàn thể bộ phận nói chung để làm các công việc liên quan đến quản lý hành chính, đồng thời tiếp nhận và xử lý các đơn hàng. Để trở thành Thư ký kinh doanh, các ứng viên cần phải trải qua vòng phỏng vấn căng thẳng với nhiều câu hỏi tình huống mở rộng từ phía nhà tuyển dụng. Vậy đâu là những câu hỏi phỏng vấn Thư ký kinh doanh phổ biến nhất? Làm thế nào để trả lời các câu hỏi này?

Hướng dẫn trả lời câu hỏi phỏng vấn Thư ký kinh doanh phổ biến

I. Câu hỏi phỏng vấn Thư ký kinh doanh phổ biến và gợi ý trả lời

1. Bạn có kinh nghiệm làm Thư ký kinh doanh không?

Đối với câu hỏi này, bạn hãy kể về những nhiệm vụ bạn đã thực hiện ở vị trí Thư ký kinh doanh trước đây của mình. Bạn có thể nói về công ty mình từng làm việc và những thành tựu bản thân đạt được trong quá trình làm việc. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hãy nói về các công việc bạn từng làm giúp bản thân rèn luyện những kỹ năng cần thiết cho vị trí Thư ký kinh doanh.
Câu trả lời mẫu: "Tôi đã làm việc với tư cách Thư ký kinh doanh của công ty A trong vòng 4 năm từ năm 2015 đến năm 2019. Công việc chính của tôi ở công ty là tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, xuất hóa đơn bán hàng cũng như liên hệ với khách hàng qua điện thoại hoặc email để giải đáp các thắc mắc và thu thập các thông tin còn thiếu."

2. Trong một năm qua bạn đã làm gì để phát triển bản thân trong vai trò của một Thư ký kinh doanh?

Các nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm những ứng viên có mục tiêu rõ ràng và sẵn sàng hành động để hoàn thành mục tiêu đó. Tuy vậy, điều đó không có nghĩa là bạn cứ kể ra càng nhiều càng tốt vì có thể bị nghi ngờ là không chân thực. Với vị trí Thư ký kinh doanh, bạn nên cho thấy rằng mình đã tự học hoặc đầu tư tham gia các khóa học nhằm phát triển các kỹ năng cần thiết cho công việc.
Câu trả lời mẫu:

• "Chúng ta đều không hoàn hảo, do đó mỗi người nên học tập từ sai lầm của bản thân để trở nên tốt đẹp hơn. Trong vòng một năm qua, tôi đã cố gắng khắc phục những sai lầm mình mắc phải và lắng nghe, tiếp thu ý kiến của những người xung quanh để cải thiện bản thân."
• "Tôi đã tham gia một khóa học của các chuyên gia hàng đầu Việt Nam để nâng cao kỹ năng bán hàng của bản thân. Đồng thời tôi cũng tham gia các sự kiện, hội thảo về phát triển các kỹ năng mềm khác như kỹ năng giao tiếp, thuyết phục khách hàng,..."

3. Bạn có kỹ năng gì phù hợp với vị trí Thư ký kinh doanh?

Để trả lời được câu hỏi này, hãy nhớ lại các yêu cầu mà phía công ty đề cập đến trong tin tuyển dụng. Câu trả lời của bạn nên chứa đầy đủ những kỹ năng mà họ yêu cầu. Đồng thời, bạn cũng có thể bổ sung các kỹ năng hữu ích cho công việc mà bản thân sở hữu. Chúng sẽ giúp bạn có được ưu thế hơn so với các ứng viên còn lại.
Câu trả lời mẫu: "Đầu tiên, kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc của tôi khá tốt. Tôi luôn sắp xếp tài liệu theo thứ tự thời gian và lưu trữ cả bản cứng và bản mềm để có thể dễ dàng tìm kiếm và tránh trường hợp xấu như bị mất dữ liệu. Bên cạnh đó, tôi là một người vô cùng cẩn thận. Tôi luôn kiểm tra số liệu nhiều lần để đảm bảo tính chính xác."

Bí quyết trả lời câu hỏi phỏng vấn Thư ký kinh doanh chuyên nghiệp

4. Theo bạn, điều gì tạo nên một sản phẩm thành công?

Khi hỏi về sản phẩm nghĩa là nhà tuyển dụng muốn biết bạn hiểu như thế nào về tầm quan trọng của sản phẩm trong phân phối và kinh doanh. Để trả lời câu hỏi này, bạn hãy đưa ra đáp án hợp lý, nhấn mạnh vào chất lượng và tiềm năng của sản phẩm cũng như khả năng mở rộng thị trường.

Câu trả lời mẫu: "Chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố hàng đầu tạo nên sự thành công của sản phẩm đó. Bởi vì khách hàng sẽ chỉ mua sản phẩm của bạn lần thứ hai nếu sản phẩm đó có chất lượng tốt. Ngoài ra, trong khoảng 5 đến 10 năm tới, vấn đề môi trường sẽ được toàn thế giới quan tâm. Mọi người sẽ chú ý đến các giải pháp để bảo vệ môi trường và khắc phục tình trạng ô nhiễm. Do đó, nếu sản phẩm của chúng ta thân thiện với môi trường, doanh số bán hàng chắc chắn sẽ tăng nhanh."

5. Bạn đã mắc sai lầm gì khi giữ vị trí Thư ký kinh doanh chưa?

Các nhà tuyển dụng không thật sự muốn biết bạn đã mắc sai lầm gì. Họ chỉ quan tâm tới cách bạn xử lý tình huống cũng như những bài học bạn rút ra được từ trải nghiệm đó. Vì vậy khi trả lời câu hỏi, hãy tập trung vào những biện pháp hữu hiệu giúp bạn giải quyết vấn đề.
Câu trả lời mẫu: "Một trong những sai lầm tôi từng mắc phải khi còn làm Thư ký kinh doanh ở công ty cũ là tôi đã đánh sai địa chỉ giao hàng. Tôi đã không phát hiện lỗi sai của mình cho đến khi nhận được điện thoại thông báo từ công ty vận chuyển. Địa chỉ tôi ghi trên hóa đơn không cùng thuộc một thành phố với địa chỉ của khách hàng. Khi đó, tôi đã ngay lập tức liên lạc lại với khách hàng để xin lỗi vì sai sót của mình. Tôi đã sửa lại địa chỉ cho bên vận chuyển cũng như chịu mọi tổn thất liên quan. Ngoài ra tôi cũng xin ý kiến của cấp trên để có thể chiết khấu thêm cho khách hàng này. Qua lần đó, tôi đã cẩn thận hơn với mọi việc mình làm. Tôi luôn kiểm tra các thông tin nhiều lần trước khi gửi đi."

Nhà tuyển dụng thường đưa ra những câu hỏi kiểm tra kỹ năng xử lý tình huống của ứng viên

II. Một vài câu hỏi phỏng vấn Thư ký kinh doanh thường gặp khác

1. Đâu là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trong kinh doanh?
2. Thư ký kinh doanh có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?
3. Bạn quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên kinh doanh như thế nào?
4. Theo bạn, Thư ký kinh doanh không thể thiếu kỹ năng nào?
5. Bạn sẽ làm gì để có thể chuyển phản hồi từ khách hàng đến các bộ phận khác?
6. Thành tích lớn nhất của bạn với tư cách Thư ký kinh doanh là gì?
7. Bạn cảm thấy công việc Thư ký kinh doanh có khó khăn gì không?
8. Bạn sẽ làm gì để kết nối với các thành viên khác trong bộ phận kinh doanh?
9. Mục tiêu nghề nghiệp trong 5 năm tới của bạn là gì?
10. Tại sao bạn chọn công việc Thư ký kinh doanh?
11. Bạn cho rằng đâu là phẩm chất quan trọng nhất của Thư ký kinh doanh?
12. Kỹ năng làm việc nhóm có quan trọng với Thư ký kinh doanh không? Vì sao?
13. Theo bạn, trách nhiệm chính của Thư ký kinh doanh là hỗ trợ hoạt động của quản lý và nhân viên trong bộ phận hay tiếp xúc khách hàng?
14. Sau một thời gian làm Thư ký kinh doanh, bạn có mục tiêu trở thành Nhân viên/Chuyên viên kinh doanh không? Bạn nghĩ rằng mình sẽ tích lũy được kinh nghiệm gì từ vai trò này.
15. Khả năng tiếng Anh thư tín thương mại của bạn thế nào? Liệu có đủ để bạn xử lý các email công việc từ khách hàng, đối tác nước ngoài?
Vị trí Thư ký kinh doanh cũng giống như các vị trí bán hàng khác, đòi hỏi ứng viên phải có sự khéo léo và các kỹ năng mềm. Đó cũng là những yếu tố nhà tuyển dụng muốn tìm kiếm ở các ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn, họ sẽ đưa ra các câu hỏi để xác định bạn có đầy đủ các yếu tố trên hay không. Vì vậy, các ứng viên nên chuẩn bị câu trả lời cho mỗi câu hỏi và luyện tập chúng trước khi tham gia buổi phỏng vấn.