1. Những khó khăn trong công tác kế toán nhà hàng

Công việc kế toán nói chung luôn rất phức tạp, nhiều quy trình và dễ xảy ra sai sót. Nếu bạn hình dung về công việc kế toán nhà hàng chỉ dừng lại ở việc tổng kết thu chi và những khoản tiền phát sinh thì đó chỉ là một phần nổi của tảng băng chìm mà thôi.

Khi làm kế toán nhà hàng, bạn sẽ phải làm khá nhiều công việc:

+ Tìm hiểu và nghiên cứu về định lượng món ăn, mỗi món ăn cần những nguyên liệu gì để xây dựng định mức nguyên vật liệu cho mỗi món ăn và định mức mua nguyên vật liệu cho toàn bộ nhà hàng.

+ Cân đối và quản lý các chi chí chung như điện, nước, gas…

+ Phối hợp với những bộ phận liên quan để xây dựng bảng giá cho menu.

+ Tổng hợp và phân bổ các loại chi phí (tiền thuê nhân công và những chi phí liên quan, khấu hao máy móc thiết bị, chi phí bảo quản nguyên vật liệu…).

+ Quản lý nguyên liệu xuất nhập kho, bảo quản và xử lý nguyên liệu.

+ Quản lý tình trạng của các dụng cụ, công cụ sử dụng cho nhà hàng.

+ Phối hợp xây dựng chính sách giá, chính sách khuyến mãi…

Mặt khác, kế toán nhà hành cũng phải phân tích lãi lỗ, bù trừ cho các khoản chi phí điện nước, nhiên liệu, khấu hao. Người kế toán cũng phải theo dõi thị trường, theo dõi hoạt động của các đối thủ và tình hình kinh doanh của nhà hàng để tìm ra giải pháp cân đối các khoản thu chi sao cho phù hợp.

Vì tính chất công việc cần phải xử lý rất nhiều thông tin và các con số nên sẽ mất rất nhiều thời gian nếu làm việc hoàn toàn thủ công. Chính vì vậy mà họ rất cần những công cụ có thể giúp họ tự động thống kê các con số và ghi nhận mọi sự biến động.

Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội

2. Giải pháp sử dụng phần mềm kế toán nhà hàng

2.1. Phần mềm kế toán nhà hàng có thể làm được những gì?

Có rất nhiều nhà hàng vẫn đang thực hiện công tác kế toán thủ công bằng những công cụ truyền thống. Cách làm này vừa kém hiệu quả vừa mất rất nhiều thời gian, hơn nữa còn dễ xảy ra sai sót. Giải pháp tốt nhất cho vấn đề này đó là sử dụng các công cụ hỗ trợ giúp tự động cập nhật các khoản thu chi, tính toán hợp lý định mức nguyên liệu, khấu trừ các khoản khấu hao…

Hiện nay các nhà hàng đều hướng đến áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán để giảm bớt khó khăn trong công tác này. Trên thị trường cũng xuất hiện nhiều phần mềm kế toán nhà hàng miễn phí và cả phần mềm có trả phí.

Phần mềm kế toán nhà hàng hỗ trợ rất tốt cho công tác kế toán. Người kế toán sẽ không còn phải mất thời gian để theo dõi và ghi chép lại từng khoản thu chi. Đồng thời các phần mềm này đa số đều hỗ trợ kết xuất báo cáo, nhờ đó người kế toán giảm bớt đi được rất nhiều công đoạn nhỏ lẻ.

2.2. Một số phần mềm kế toán nhà hàng miễn phí tốt nhất

2.2.1. Phần mềm MISA SME

Phần mềm MISA SME là một trong những phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay, không chỉ dành riêng cho nhà hàng mà các loại hình kinh doanh, doanh nghiệp khác cũng có thể sử dụng phần mềm này.

MISA SME cung cấp cho người sử dụng rất nhiều chức năng, bao gồm: thống kế ngân sách; các khoản quỹ; ngân hàng điện tử; quản lý mua hàng và bán hàng; quản lý hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử; quản lý các khoản thuế; quản lý xuất nhập kho và hàng tồn kho; lưu trữ và quản lý các hợp đồng; tính toán giá thành các món ăn và theo dõi giá thu mua nguyên vật liệu; quản lý các khoản chi tiêu chung và các khoản khấu hao; quản lý tiền lương nhân viên.

MISA SME được đánh giá là giải pháp trọn gói giúp đơn giản hóa và tăng hiệu suất kế toán nhà hàng, giúp nhà hàng tối ưu và tiết kiệm được nhiều khoản chi phí.

Đặc biệt, phần mềm này cũng kết nối với các ngân hàng điện tử, hệ thống hóa đơn điện tử… hỗ trợ tự động xuất hóa đơn và kết xuất báo cáo. Mọi khoản thu chi dành cho việc mua hàng, xuất nhập kho và bảo quản nguyên vật liệu cũng sẽ được ghi nhận một cách tự động.

Phần mềm MISA SME có gói dùng thử miễn phí để bạn trải nghiệm những tính năng vượt trội của nó. Sau đó, bạn có thể mua các gói dịch vụ cao cấp hơn bao gồm Standard (4.450.000 VNĐ/ năm), Professional (5.950.000 VNĐ/ năm) và Enterprise (7.450.000 VNĐ/năm).

2.2.2. Phần mềm iPOS Accounting

Không giống như MISA SME, iPOS Accounting là phần mềm kế toán nhà hàng được thiết kế dành riêng cho ngành dịch vụ ăn uống. iPOS Accounting không chỉ hỗ trợ quản lý các khoản thu chi mà còn quản lý các hoạt động kinh doanh và dịch vụ trong nhà hàng.

Cụ thể, phần mềm iPOS Accounting trực tiếp hỗ trợ quản lý định mức nguyên liệu các món ăn, nguyên liệu nhập và xuất kho cũng được tự động hóa theo định mức thiết lập sẵn. Bên cạnh đó, nguyên liệu hư hỏng, khấu hao… cũng được cập nhật thường xuyên.

Bên cạnh đó, phần mềm iPOS Accounting cũng giúp đơn giản hóa quy trình xây dựng định mức nguyên liệu cho món ăn để thiết lập giá thành và đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý bán hàng. Từ đó, mọi khoản thu chi và dịch vụ đều được tự động ghi nhận lại trong báo cáo.

Phần mềm này cũng cho phép dùng thử miễn phí, tuy nhiên, nếu muốn tiếp tục sử dụng thì bạn bắt buộc phải trả phí.

2.2.3. Phần mềm VshopPlus

Đây là phần mềm được thiết kế chuyên dụng cho các cửa hàng kinh doanh và nhà hàng với rất nhiều tính năng hữu ích. Ưu điểm dễ nhận thấy nhất của phần mềm VshopPlus đó là giao diện được tối giản hóa nên rất thân thiện với người dùng mới.

VshopPlus hỗ trợ quản lý bán hàng, quản lý thu chi và tồn kho. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ cả quản lý công nợ và chức năng đóng sổ tự động. Hầu hết mọi quy trình kế toán đều có thể được thực hiện dễ dàng hơn nhờ những chức năng hữu ích có trong phần mềm.

VshopPlus có hai phiên bản trả phí và miễn phí. Trong đó, phiên bản miễn phí chỉ hoạt động tốt với các cửa hàng nhỏ lẻ. Nhà hàng hay những cửa hàng lớn hơn nên mua phiên bản trả phí để sử dụng được nhiều tính năng hơn.

Như vậy, trên đây chúng ta đã “điểm mặt qua những phần mềm kế toán nhà hàng miễn phí tốt nhất hiện nay. Với sự hỗ trợ của các phần mềm này, công việc kế toán nhà hàng được thực hiện hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn rất nhiều so với các thao tác thủ công trước đây. Bạn có thể dùng thử những phần mềm được gợi ý và mua bản quyền nếu cảm thấy ưng ý với phần mềm đó.