Kinh doanh quán cafe hiện đang là loại hình kinh doanh phổ biến được rất nhiều người lựa chọn để khởi nghiệp. Việc đầu tư mở một quán cafe đã gian nan thì để quản lý quán cafe đi vào hoạt động lại càng khó hơn khi phải quản lý cả nguyên liệu, tài chính, nhân sự và việc kinh doanh cho phát triển. Bất kỳ quán cafe hay cơ sở kinh doanh nào muốn hoạt động hiệu quả đều cần có người quản lý giỏi. Vậy công việc của một người quản lý quán cafe là gì? Cùng Việc Làm Tốt tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

Mô tả công việc

Công việc quản lý nói chung hay quản lý quán cà phê nói riêng là người chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của toàn cửa hàng và các nhân viên làm việc tại cửa hàng, nhằm đảm bảo doanh số và không ngừng gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Các công việc chính mà một quản lý cafe phải thực hiện là:

• Quản lý và chịu trách nhiệm về nguyên liệu, nhân viên, khách hàng và các vấn đề liên quan đến cửa hàng.
• Kiểm tra, giao việc, đốc thúc nhân viên; lưu tâm những góp ý và tạo động lực cho nhân viên
• Đào tạo và theo dõi nhân viên mới trong việc bán và chăm sóc khách hàng
• Đảm bảo số lượng, chất lượng và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng
• Báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng theo tuần/tháng
• Hỗ trợ xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh cho cửa hàng.

Dù là quán cafe kinh doanh độc lập hay thuộc một bộ phận trong tổ chức chung cư, khách sạn, nhà hàng,… muốn hoạt động kinh doanh được đồng nhất đều cần có người quản lý chịu trách nhiệm, điều hành, phân công, hướng dẫn, giám sát toàn bộ hoạt động của quán. Cùng xem cụ thể công việc quản lý quán cafe sẽ bao gồm những nhiệm vụ gì ngay sau đây nhé!

Điều hành công việc kinh doanh của quán

Nhiệm vụ đầu tiên của một quản lý quán cafe đó là theo dõi điều hành việc kinh doanh của quán bằng cách:

• Hằng ngày tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin, nhiệm vụ công việc trong ngày cho nhân viên
• Phân công nhiệm vụ, vị trí làm việc cho từng nhân viên cụ thể tương ứng
• Khi quán đông khách, thiếu nhân sự thì trực tiếp hỗ trợ hoặc điều động nhân viên hỗ trợ công việc
• Tiếp nhận và xử lý các sự việc phát sinh liên quan đến quán, khách hàng và nhân viên
• Lên kế hoạch, định hướng kế hoạch hoạt động kinh doanh trong tuần/tháng/quý/năm
• Phối hợp hoạt động với các bộ phận khác, đảm bảo hoàn thành yêu cầu, chỉ tiêu đặt ra.

Quản lý nhân viên

Quán cafe của bạn sẽ đông khách nếu bạn có được một đội ngũ nhân viên tận tình và có trách nhiệm với công việc. Việc kinh doanh của quán diễn ra thuận lợi hay không một phần cũng phụ thuộc vào chất lượng phục vụ của nhân viên. Do đó, người quản lý cần có những phương pháp quản lý nhân viên phù hợp và hiệu quả. Những công việc mà người quản lý cần làm để quản lý nhân viên là:

• Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho nhân viên
• Thường xuyên đánh giá kết quả làm việc, năng lực của nhân viên, từ đó có hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật hợp lý 
• Lên kế hoạch tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên
• Tham gia tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cho quán 
• Đánh giá kết quả đào tạo và thử việc của nhân viên.

Bên cạnh đó, người quản lý phải chắc chắn rằng mình là người công bằng, công tư phân minh. Người quản lý nên phân công trách nhiệm rõ ràng với từng vị trí nhân viên, khuyến khích nhân viên có thái độ phục vụ tận tâm và thân thiện với khách hàng. Ngoài ra, sẽ rất tuyệt nếu quán thường xuyên tổ chức các hoạt động tương tác để nâng cao tinh thần đoàn kết, tính năng động của đội ngũ nhân viên.

Quản lý tài chính của quán cafe

Vấn đề doanh thu trong kinh doanh luôn là vấn đề gây đau đầu đối với những chủ quán. Với những quán có quy mô nhỏ thì bạn sẽ là người trực tiếp quản lý doanh thu, kiểm soát các khoản thu chi tại quán bằng cách chú ý đến sổ sách đôi chút. Còn với những quán có quy mô lớn hơn, bạn không thường xuyên có mặt tại quán để quản lý chi tiêu của quán, bạn chỉ biết được những việc đó qua ghi chép của nhân viên phục vụ. Điều này sẽ gây khó khăn trong tính toán doanh thu, số khách của quán.

Ngày nay, việc sử dụng phần mềm để quản lý không còn quá xa lạ, tuy nhiên mỗi nhân viên cần có trách nhiệm về vị trí của mình về nhiệm vụ mà mình phụ trách. Ngoài ra, người quản lý cũng cần phải thường xuyên và đột xuất theo dõi để nắm được số tiền hiện có của quán trong ca làm việc. Trực tiếp theo dõi số lượng tiền tip có trong ca, trực tiếp ký và theo dõi việc hủy hóa đơn bán hàng trong ngày.

Quản lý đặt bàn

Với những quán cafe kết hợp trong một bộ phận nhà hàng khách sạn, quán cafe có quy mô lớn, việc nắm chính xác lượng khách đặt bàn, số lượng khách, thời gian phục vụ, thực đơn,… là điều mà người quản lý cần phải biết rõ. Người quản lý còn là người trực tiếp lên hợp đồng và trình cấp trên phê duyệt để tổ chức thực hiện những sự kiện quan trọng. Bên cạnh đó, phối hợp với bar, bếp (nếu có) để lên thực đơn cho quán và thực đơn trong những ngày tiệc.

Quản lý nguyên liệu 

Quản lý nguyên liệu là công việc khó nhất khi quản lý quán cafe. Người quản lý cần phải theo dõi nguyên liệu của quán vì nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chế biến món ăn, pha chế đồ uống. Từ đó dẫn đến không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, người quản lý cần phải trực tiếp kiểm tra, theo dõi số lượng, chất lượng công cụ, dụng cụ của quán. 

Người quản lý sẽ chịu trách nhiệm ký duyệt mua thực phẩm, nguyên vật liệu, công cụ, trang thiết bị cho quán. Tổ chức sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành các loại máy móc, thiết bị của quán, hoặc đề xuất mua mới máy móc thiết bị để đảm bảo chất lượng kinh doanh phục vụ được tốt nhất.

Một số công việc khác

Ngoài những công việc quản lý cụ thể hoạt động trong quán, quản lý quán cafe cũng trực tiếp giám sát, thực hiện xây dựng cơ chế giám sát công việc theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ cho nhân viên. Đưa ra những đề xuất cải tiến các hoạt động kinh doanh của quán và thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên. Nói nôm na, công việc quản lý quán cafe cũng không khác gì 1 CEO với quy mô thu nhỏ. 

Hơn 999+ tin tuyển dụng làm việc quản lý quán cafe, lương hấp dẫn, phúc lợi đầy đủ. Truy cập Việc Làm Tốt ngay thôi!

Mức lương quản lý quán cafe

Người quản lý có vai trò cực kỳ quan trọng trong sự thành công của các dịch vụ kinh doanh. Việc lựa chọn một người quản lý có kinh nghiệm, tài năng, trung thực và nhiệt huyết sẽ giúp bạn giải quyết được nhiều vấn đề của cửa hàng. Một người có kinh nghiệm quản lý quán cafe giỏi là người có kỹ năng lãnh đạo, khả năng giám sát nhân viên và thể hiện được tiếng nói của mình đối với nhân viên.

Thế nên, để tuyển dụng được một người quản lý tốt, hãy đề nghị với họ một mức lương hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của họ. Với khối lượng công việc mà người quản lý phải đảm nhận với những kinh nghiệm sẵn có, mức lương của quản lý quán cafe có thể lên đến 14 triệu/tháng và có thể cao hơn nữa tùy vào khả năng và thương lượng của bạn. 

Một số kinh nghiệm quản lý quán cafe 

Thường xuyên cập nhật đồ uống mới

Để quản lý quán cafe hiệu quả, bạn cần biết khẩu vị của thực khách và có điều chỉnh cho phù hợp. Nếu chỉ sử dụng duy nhất một menu cho quán trong thời gian dài sẽ rất dễ khiến khách hàng cảm thấy nhàm chán. Một thực đơn với nhiều món đồ uống phong phú sẽ gây hứng thú cho khách hàng, vì thế hãy thường xuyên cập nhật các đồ uống mới theo xu hướng hoặc có thể thay đổi các dụng cụ đựng đồ uống để tạo cảm giác mới mẻ cho khách hàng.

Quảng cáo để khách hàng ghi nhớ

Ngày nay, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì không khó để quảng cáo hình ảnh và thương hiệu của mình trên các trang mạng xã hội. Thông qua việc quảng cáo sẽ gợi nhớ và kích thích sự tò mò của khách hàng, thu hút được nhiều khách hàng mới. Hiện nay, nhiều nhà quản lý lựa chọn quảng cáo quán của mình qua các trang mạng xã hội như: facebook, instagram, báo điện tử,… Có 2 cách để quảng cáo quán cafe phổ biến cho nhiều người biết đến như: 

• Mạng xã hội: Việc thường xuyên đăng bài, duy trì tương tác với khách hàng thông qua các trang mạng xã hội dưới dạng bài viết về sản phẩm, review của khách hàng, những nội dung vui vẻ, các chương trình khuyến mãi,…
• Kênh đối tác: Ngành F&B hiện nay có rất nhiều các bên thứ 3 cung cấp các dịch vụ review món ăn, đồ uống hoặc vận chuyển đồ ăn. Bạn có thể tận dụng hợp tác, đăng sản phẩm của mình lên để thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

Tạo các chương trình khuyến mãi

Tâm lý chung của khách hàng đều thích những chương trình khuyến mãi, giảm giá. Vì thế việc thường xuyên cập nhật các hình thức khuyến mãi, thẻ tích điểm cũng là động lực giúp khách hàng thường xuyên lui tới quán hơn. Một chương trình tri ân, khuyến mãi hiệu quả cần đáp ứng được 3 yếu tố: đúng đối tượng, đúng nội dung và đúng kênh truyền tải. Thời gian áp dụng khuyến mãi cũng là điều được rất nhiều nhà quản lý quán cafe quan tâm để đảm bảo chi phí và doanh thu cho quán.

Khi bắt tay vào công việc kinh doanh quán cafe, bạn cần phải chuẩn bị những kế hoạch cụ thể và việc quản lý để kinh doanh hiệu quả. Với những thông tin mô tả về công việc quản lý quán cafe mà chúng tôi đã chia sẻ trên đây, mong rằng bạn sẽ nắm được những việc làm cụ thể của một quản lý quán cafe là như thế nào và có thể rèn luyện cho mình những kỹ năng để trở thành một nhà quản lý giỏi. Hãy đến với Việc Làm Tốt nếu bạn muốn có những cơ hội việc làm để trau dồi thêm kinh nghiệm cho bản thân mình nhé!