Nhân viên điều phối là gì? Chuyên viên điều phối là gì?

Nhân viên điều phối

Nhân viên điều phối (hay điều phối viên) là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý các hoạt động đảm bảo mọi người chuẩn bị và thực hiện cho các hoạt động ở mức tốt nhất. Về cơ bản, vị trí điều phối khá giống với quản lý nhưng nặng về tính chất hướng dẫn và training hơn.

Trong mỗi bộ phận của công ty, thường sẽ có một điều phối viên để giúp tiến trình hoạt động công việc diễn ra một cách trơn tru và thuận lợi nhất.

Chuyên viên điều phối

Chuyên viên điều phối là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực điều phối vận hành công việc. Chuyên viên là công chức hành chính có yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cơ bản về một hoặc một số lĩnh vực các trong cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên, có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp và triển khai thực hiện chế độ, chính sách theo ngành, lĩnh vực hoặc địa phương. 

Hiện nay, sức hút về vị trí nhân viên điều phối, chuyên viên điều phối được săn đón rất nhiều từ các nhà tuyển dụng. Vậy thì nhân viên điều phối là làm gì? Công việc cụ thể cần đảm nhiệm ra sao? Mời bạn theo dõi phần tiếp theo sau nhé!

Mô tả công việc của nhân viên điều phối

Nhân viên điều phối là làm gì, đương nhiên công việc không chỉ nằm ở việc điều phối. Trên thị trường tuyển dụng ngày nay, vị trí nhân viên điều phối rất đa dạng ví dụ như: nhân viên điều phối đơn hàng, nhân viên điều phối giao hàng (vận tải), chuyên viên điều phối nhân sự, chuyên viên điều phối sự kiện,…

Tuy nhiên, tính chất công việc của tất cả vị trí trên đều nằm chung ở hai nhiệm vụ:

Điều phối bên ngoài

• Đây là công việc đối ngoại với đối tác. Tiếp nhận và trao đổi công việc điều phối với các bên đối tác sao cho tiến độ công việc được đảm bảo và đạt hiệu quả cao nhất.
• Phối hợp với các đơn vị có quan hệ để thực hiện các công tác hỗ trợ dự án.
• Xây dựng các chương trình liên kết nhằm mở rộng thị trường cho doanh nghiệp, tìm kiếm môi trường phát triển sản phẩm của công ty.
• Tìm hiểu và sàng lọc những đối tác tiềm năng để có thể hợp tác lâu dài, cùng phát triển.

Điều phối bên trong

• Đây là công việc đối nội, điều phối nội bộ bên trong công ty. Biết cách làm việc với nhiều bộ phận khác nhau để kết hợp hoàn thành dự án hay chiến lược đã đề ra.
• Lập kế hoạch chi tiết trước mỗi công việc để phân công nhân sự phù hợp.
• Làm các báo cáo, thống kê về tiến độ công việc trong từng giai đoạn thực hiện. Đôi khi, có nhiệm vụ chịu trách nhiệm liên lạc với ban lãnh đạo. Làm một điều phối viên trung gian.
• Đánh giá tiến độ công việc, xem xét, rút kinh nghiệm trong từng giai đoạn để có những quyết định chính xác nhất đi đến kết quả tốt nhất.
• Phát triển khả năng tìm tòi, tư duy độc lập, nghiên cứu những công cụ và phương pháp làm việc hiệu quả, áp dụng được cho đội ngũ nhân sự.

>>> Xem thêm: Bật mí từ A-Z về nhân viên điều phối đơn hàng cực hữu ích

Nhân viên điều phối cần những kỹ năng gì?

Để trở thành một nhân viên điều phối chuyên nghiệp, bạn cần trau dồi cho mình những kỹ năng cần thiết nhằm phục vụ mục đích công việc tốt hơn.

Kỹ năng điều phối

Đây sẽ là kỹ năng tiên quyết mà một nhân viên điều phối cần phải có. Điều phối là điều tiết mọi việc làm, đứng ở vị trí trung gian để phối hợp, thúc đẩy mọi người thực hiện tốt công việc đã được giao. Bạn không thể kiểm soát và hoàn thành khối lượng công việc lớn nếu như không có kỹ năng này.

Kỹ năng hướng dẫn, lãnh đạo

Là một người điều phối viên, bạn cần trang bị cho mình những kiến thức nền tốt để có thể hướng dẫn, truyền đạt mục đích của mình tới những nhân viên. Kỹ năng này giúp nhân viên điều phối làm tốt nhiệm vụ hướng dẫn các kỹ năng bản thân cho người khác. Không trau dồi kỹ năng này, bạn không thể truyền đạt tri thức của mình cho cấp dưới một cách đầy đủ, rõ ràng và có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn.

Kỹ năng quản lý thời gian

Không phải lúc nào chúng ta cũng có thể hoàn thành đúng tiến độ công việc được giao. Có rất nhiều lý do cản trở, vì vậy, một nhân viên điều phối cần làm gì những lúc này? Phải có kỹ năng quản lý thời gian để nhận xét tiến độ công việc, thiết lập lại thời gian và hạn mức deadline hợp lý, sao cho mọi hoạt động vẫn diễn ra thuận lợi, đưa chúng ta đạt được mục đích chính đúng hạn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và tối ưu nhất bạn nên biết

Cập nhật truyền thông và công nghệ

Nếu bạn có dự định ứng tuyển và vị trí nhân viên điều phối ở mảng tiếp thị, kỹ năng bạn cần phải nắm vững đó là những cách thức hoạt động của các kênh truyền thông, mạng xã hội phổ biến ngày nay.

Điều đó bao gồm việc học cách vận hành trang web như Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat… Xu hướng sử dụng các kênh mạng xã hội để truyền thông đang tăng lên, do đó, phải biết cách vận dụng chúng để dễ dàng hơn trong công việc điều phối của bạn.

Như vậy, bạn đã biết được nhân viên điều phối là làm gì? Kỹ năng nào cần thiết để trở thành nhân viên điều phối? Vậy thì mức lương hiện nay của vị trí tuyển dụng này sẽ là bao nhiêu? Cùng tìm hiểu tiếp nhé!

Mức lương của nhân viên điều phối là gì?

Như đã nói ở trên, những vị trí tuyển dụng của nhân viên điều phối trên thị trường rất đa dạng và phong phú. Theo một số khảo sát cho thấy, thu nhập trung bình của nhân viên điều phối ở thị trường Việt Nam sẽ rơi vào khoảng mức từ 8 triệu – 15 triệu đồng/tháng. Mức lương sẽ giao động tùy thuộc vào khả năng, kinh nghiệm làm việc của từng người.

Đây là một nghề có nhiều cơ hội thăng tiến đầy hứa hẹn, tương lai của những điều phối viên còn có thể trở thành quản lý cấp cao hoặc Giám đốc điều hành.

Top việc làm điều phối viên được săn đón nhất hiện nay

Nhân viên điều phối vận tải

Đây là vị trí thường xuyên được tuyển dụng từ các doanh nghiệp vận tải, hoặc liên quan đến vận tải. Công việc chung sẽ là điều phối, sắp xếp vận chuyển hàng hóa đến đúng nơi được nhận. Nhân viên điều phối vận tải có quyền hướng dẫn đội ngũ tài xế, nhân viên kỹ thuật xe và chuyên viên giao nhận.

Cụ thể công việc bao gồm:

• Tiếp nhận các yêu cầu liên quan đến vận tải. 
• Tiến hành tìm xe, ghi chú nơi gửi/nhận và theo dõi, cập nhật quá trình di chuyển. 
• Chịu trách nhiệm xử lý một số vấn đề phát sinh như: xe hỏng, hàng chuyển chậm…
• Đóng góp ý kiến vào hướng phát triển của bộ phận vận tải. 

Tuy nhiên, tính chất công việc này khá nặng nhọc vì phải bê vác hàng hóa, do đó, xu hướng tuyển dụng của doanh nghiệp đa phần sẽ là nam.

Nhân viên điều phối sự kiện

Nhân viên điều phối sự kiện thường được biết tới với tên gọi tiếng Anh là Event Coordinator. Họ đảm nhận vai trò quản lý, điều phối tất cả công việc chuẩn bị sự kiện. Khác với những nhân viên điều phối tại công ty cố định, những người làm sự kiện thường là người làm việc tự do và được thuê đến nhiều hình thức sự kiện khác nhau. Có rất nhiều sự kiện từ đơn giản đến phức tạp như đám cưới, event khai trương, event công ty hoặc là show giải trí, lễ trao giải đều rất cần những nhân viên điều phối để tiếp nhận và đảm bảo sự kiện đó diễn ra một cách thuận lợi.

Công việc cụ thể thường là:

• Điều phối nhân sự (âm thanh, ánh sáng, MC, văn nghệ…) làm việc sát theo thứ tự kịch bản chương trình. 
• Sắp xếp công việc chi tiết cho từng vị trí. Hạn chế tình trạng trôi thời gian. 
• Kết hợp làm việc với các bên Media, Báo chí. Sắp xếp vị trí cho họ để không ảnh hưởng tới quan khách. 

Tính chất công việc của nhân viên điều phối sự kiện khá khó khăn cho nên yêu cầu tuyển dụng cũng khắt khe và cần những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực làm nghệ thuật, truyền thông, Marketing…

Nhân viên điều phối trong các cuộc họp

Vai trò của nhân viên điều phối cuộc họp giống như một “quân sư” vậy. Bạn là người giúp tập thể đưa ra các giải pháp phù hợp nhất. Thông qua những ý kiến, đề xuất bên trong một buổi họp, nhân viên điều phối sẽ là người sàng lọc, thống kê và phân chia ra nhiều phương pháp giải quyết công việc.

Với vị trí này, cơ hội thăng tiến luôn được mở rộng với những người có thể là nhân viên kinh doanh, quản lý, hay là trợ lý. Đừng ngại ngần ứng tuyển vị trí này nếu như bạn cảm thấy mình phù hợp với nó nhé.

Kết luận

Thông qua bài viết trên đây, bạn đã có thể hình dung cơ bản được một nhân viên điều phối là làm gì, những công việc cần làm của một nhân viên điều phối. Hy vọng nguồn thông tin mà Mua Bán đã thu thập được có thể giúp bạn lựa chọn tốt công việc của mình. Hãy truy cập ngay Việc Làm Mua Bán để cập nhật tin đăng tuyển dụng việc làm mới nhất nhé!

>>> Xem thêm:

• Kỹ năng lập kế hoạch và những lợi ích của việc lập kế hoạch
• Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp & cách rèn luyện hiệu quả
• Kỹ năng giải quyết vấn đề & cách giải quyết vấn đề hiệu quả

 Thảo Vân.