Nhân viên Admin là những người làm công việc liên quan đến hành chính văn phòng, có thể làm việc ở nhiều loại hình công ty. Phần lớn nhiệm vụ của họ là xử lý giấy tờ và các vấn đề liên quan tới khách hàng một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra, nhân viên Admin cũng là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, vì vậy nhà tuyển dụng thường yêu cầu nhiều kỹ năng với ứng viên ở vị trí này.

Những yếu tố nhà tuyển dụng kỳ vọng nhân viên Admin sở hữu

1. Kỹ năng giao tiếp

Vị trí nhân viên Admin yêu cầu cả kỹ năng nói lẫn kỹ năng viết xuất sắc vì ngoài đại diện cho công ty giao tiếp với khách hàng, họ phải xử lý các loại hồ sơ giấy tờ phức tạp. Nhân viên Admin phải đảm bảo từng câu chữ được viết một cách chính xác, bất kỳ lỗi chính tả hay ngữ pháp nào cũng không được phép xảy ra.

2. Quản lý hồ sơ

Viết, phân loại, sắp xếp giấy tờ là một nhiệm vụ của nhân viên Admin, vì vậy họ cần có khả năng quản lý hồ sơ doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên Admin cũng cần sắp xếp công việc của bản thân một cách có tổ chức do vị trí này phải đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ khác nhau.

3. Ghi chép sổ sách

Bên cạnh xử lý hồ sơ thông thường, nhiều công ty còn yêu cầu nhân viên Admin phải ghi chép và thống kê lại việc thu chi của doanh nghiệp. Hiện tại, công việc quản lý các giao dịch tài chính như vậy thường có sự trợ giúp của các công cụ như Quicken, Excel, Turbo Tax. Để làm được nhiệm vụ này, nhân viên Admin cần có sẵn kinh nghiệm trước đó hoặc phải có bằng cấp liên quan.

4. Tốc độ đánh máy

Trong thời đại công nghệ thông tin và truyền thông phát triển mạnh mẽ, kỹ năng đánh máy tính vô cùng quan trọng đối với một nhân viên Admin. Thông thường, vị trí này yêu cầu tốc độ gõ phím là 50 từ mỗi phút (50 wpm), với độ chính xác 100%, cao hơn so với tốc độ trung bình 39 wpm. Với những người muốn nâng cao tốc độ đánh máy, hãy thử tìm hiểu phương pháp home-row để luyện cách gõ 10 ngón mà không cần nhìn xuống bàn phím.

5. Mang vác tài liệu

Nhân viên Admin đôi khi phải làm một số công việc chân tay cần dùng đến sức lực, tuy nhiên không phải là việc gì quá nặng nhọc, chẳng hạn như mang các thùng hồ sơ đến chỗ máy photo.

6. Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Nhiều khi nhân viên Admin phải gặp mặt khách hàng để xử lý các vấn đề giấy tờ họ yêu cầu nên kỹ năng chăm sóc khách hàng là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, họ cũng cần một phong thái lịch sự và chuyên nghiệp.

7. Kỹ năng nghiên cứu dữ liệu

Kỹ năng nghiên cứu và phân tích dữ liệu để viết báo cáo hay tập hợp tài liệu cho những đồng nghiệp khác trong công ty cũng rất cần thiết với nhân viên Admin. Kèm theo đó là khả năng tập trung cao độ, chú ý đến từng chi tiết để có thể mua đúng loại vật liệu được yêu cầu.

Linh hoạt, chủ động trong công việc là điều nhà tuyển dụng mong muốn ở ứng viên Admin

8. Chủ động trong công việc

Vị trí Admin hiếm khi có người quản lý làm việc trực tiếp và giám sát công việc. Tuy nhiên, nếu họ mất phương hướng và không biết nên làm gì tiếp theo, điều này sẽ trực tiếp gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc và dễ dàng bị phát hiện. Do đó, nhân viên Admin cần phải là người chủ động để tự biết những gì cần làm và hoàn thành thật tốt.

9. Sự linh hoạt, nhạy bén

Công việc mỗi ngày của nhân viên Admin hiếm khi nào giống nhau. Đôi khi họ sẽ phải làm thêm giờ và không có lịch làm việc cố định trong giờ hành chính. Vì vậy, để có thể đảm nhận công việc thì nhân viên Admin cần có sự linh hoạt, nhạy bén.

Khi trang bị cho mình đủ 9 kỹ năng, phẩm chất mà nhà tuyển dụng mong muốn ở ứng viên Nhân viên Admin, cơ hội tìm kiếm việc làm hay trúng tuyển của bạn sẽ luôn rộng mở. Hơn nữa, dù ứng tuyển vào công ty với yêu cầu công việc ra sao thì bạn đều có thể dễ dàng thích nghi. JobOkO hy vọng, bạn sẽ sớm có được công việc mình mơ ước.