Sau bao nhiêu cố gắng tìm việc, bạn nhận được email phỏng vấn tới từ nhà tuyển dụng. Việc mà bạn cần phải làm là trả lời thư mời phỏng vấn thật chuyên nghiệp để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy, nguyên tắc khi viết thư trả lời phỏng vấn thế nào cho “chuẩn”? 

Thư xác nhận phỏng vấn xin việc là gì? 

Thư xác nhận phỏng vấn xin việc là gì?

Thư xác nhận phỏng vấn xin việc có thể hiểu là một thông báo được viết bằng email mà ứng viên gửi đến cho nhà tuyển dụng sau khi được mời phỏng vấn. Bức thư này giúp nhà tuyển dụng sẽ sắp xếp được lịch phỏng vấn phù hợp. Ứng viên sẽ được chủ động hẹn tham gia buổi phỏng vấn theo lịch của họ. 

Viết email trả lời thư mời phỏng vấn là việc làm đóng vai trò quan trọng giúp các ứng viên thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình trong mắt nhà tuyển dụng.

Nguyên tắc trả lời thư mời phỏng vấn 

Gửi email trả lời phỏng vấn càng sớm càng tốt

Ngay khi bạn nhận được email hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn bạn nên viết thư xác nhận phỏng vấn trong thời gian càng sớm càng tốt. Trong cuộc gọi xác nhận hoặc thư, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho bạn các thông tin chi tiết và lịch trình buổi phỏng vấn. Nếu bạn có câu hỏi hoặc vấn đề gì thì có thể hỏi trực tiếp qua điện thoại. Hoặc bạn có thể gửi lại câu hỏi trong thư mời phỏng vấn. 

Viết tiêu đề cho thư xác nhận phỏng vấn 

Tiêu đề là phần quan trọng của mỗi lá thư. Đây là phần hiển thị bên ngoài của bức thư nên nó sẽ quyết định việc người nhận có đọc thư hay không. Nếu thư của bạn không có tiêu đề thì nhà tuyển dụng rất dễ bỏ qua thư và coi đó là Spam và không đọc thư. Phần tiêu đề có thể bao gồm: tên công việc và tên của bạn. Ví dụ như sau “Thư xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí chuyên viên Marketing – Nguyễn Thị Ngọc Tú”

Bạn hãy nhớ rằng, nhà tuyển dụng có thể sẽ phải sắp xếp khá nhiều cuộc phỏng vấn cùng lúc. Vì thế việc đề tên ở phần tiêu đề sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân biệt loại email và thuận tiện hơn khi sắp xếp lịch phỏng vấn.

👉 Xem thêm: Bí quyết viết thư ứng tuyển “hạ gục” mọi nhà tuyển dụng

Nguyên tắc trả lời thư mời phỏng vấn

Viết đầy đủ nội dung thư trả lời phỏng vấn 

Một lá thư xác nhận phỏng vấn tiêu chuẩn phải đảm bảo có đầy đủ các phần: Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên. Phần nội dung thư nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, không dài dòng, đúng chính tả để ghi điểm với nhà tuyển dụng. 

Lời chào 

Trong trường hợp gửi email xác nhận đến nhà tuyển dụng, hãy sử dụng Dear Ms. hoặc Dear Mr. cùng với tên của người đã viết thư đến bạn. Đây là lời chào phù hợp cho những người bạn mới quen và thể hiện được sự chân thật cùng thái độ lịch sự. 

Lý do viết thư 

Phần mở đầu email, bạn có thể đề cập đến lý do viết là thư này. Đây là nội dung không thể thiếu của một lá thư. Với nội dung này, các bạn nên trình bày trực tiếp một cách dễ hiểu và ngắn gọn. Bạn cần xác nhận thời gian tham gia phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng nắm được quyết định mà bạn muốn truyền tải. 

Một vài gợi ý cho phần này như là “Cảm ơn nhà tuyển dụng tạo cơ hội để tôi tham gia buổi phỏng vấn”. Hoặc “Tôi viết lá thư này để xác nhận chắc chắn là mình sẽ tham gia buổi phỏng vấn mà công ty đã sắp xếp”. 

Lời cảm ơn 

Trong email phản hồi lời cảm ơn là một phần bắt buộc phải có. Hãy luôn đảm bảo lá thư của bạn có lời cảm ơn. Điều này cho thấy rằng bạn rất trân trọng và quan tâm tới công việc mà mình muốn ứng tuyển. Khi bạn nhận được lá thư cảm ơn, đồng nghĩa với việc nhà tuyển dụng nhìn thấy năng lực và muốn dành cơ hội cho bạn. 

Vì thế, đừng ngại cho thêm một lời cảm ơn đến với nhà tuyển dụng để thế hiện sự biết ơn đối với ho. Chắc chắn chi tiết nhỏ này sẽ ghi được điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Nếu ở phần đầu thư bạn nói cảm ơn thì phần này không cần nữa. Nhưng nếu bạn quên thì có thể bổ sung lời cảm ơn ở phần cuối thư. Ở phần này, ngoài lời cảm ơn, bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: ”Tôi cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ”. Hoặc nếu muốn trang trọng có thể kết bằng vài từ sau: “trân trọng” 

Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau: “Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn xin việc vào ngày…”  “Cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn từ công ty..” 

Chữ ký cuối mail

Bạn nên có chữ ký cuối email. Chữ ký có thể ghi tên bạn, địa chỉ, số điện thoại và email. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Vì vậy, phần chữ ký cuối có địa chỉ và số điện thoại là vô cùng cần thiết. 

👉 Xem thêm: Hướng dẫn cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh

Viết đầy đủ nội dung thư trả lời phỏng vấn

Một số yêu cầu khác của nội dung email phỏng vấn 

Thường thì nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn phải mang theo khi đi phỏng vấn. Tuy nhiên, một vài công ty lại có thể sẽ yêu cầu những tài liệu khác như: chứng minh thư, danh mục công việc đã làm ở các công ty trước,… khi bạn tham gia cuộc phỏng vấn. Một số khác lại có thể sẽ muốn bạn gửi đến chi tiết kinh nghiệm làm việc. Vì thế, trong email hồi đáp lịch phỏng vấn, bạn cũng nên hỏi về những giấy tờ mà bạn cần phải mang theo hoặc bất cứ thông tin nào mà nhà tuyển dụng muốn bạn chia sẻ.  

Các mẫu thư trả lời email lịch phỏng vấn 

Mẫu thư trả lời email nhận phỏng vấn

Mẫu thư trả lời email từ chối phỏng vấn

Các mẫu thư trả lời email lịch phỏng vấn

👉 Xem thêm: Viết Email từ chối phỏng vấn: 4 điều quan trọng nhất định phải biết

Nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng là tín hiệu đáng mừng. Điều này chứng tỏ bạn đã gây được ấn tượng cho nhà tuyển dụng thông qua bản CV ứng tuyển gửi trước đó. Vậy làm thế nào để CV của bạn trông thật chuyên nghiệp và nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng giữa hàng ngàn những ứng viên khác? Hãy tham khảo và sử dụng ngay những mẫu CV “chuẩn chỉnh” từ RaoXYZ. Để có trải nghiệm và nắm bắt được nhiều cơ hội việc làm tốt nhất tại RaoXYZ.vn.