Sống trong thời đại của email, tin nhắn, các trang mạng xã hội Facebook, Instagram… khiến chúng ta quay cuồng xử lý rất nhiều công việc trong cùng một lúc. Phần lớn mọi người đều tự hào khi nói rằng mình là một “bậc thầy” đa nhiệm, làm việc hiệu quả và năng suất. Thế nhưng thực tế là bạn chỉ đang ảo tưởng mà thôi. 

1. Hiểu về Multitasking

Khái niệm Multitasking – làm việc đa nhiệm xuất hiện trong bối cảnh công nghệ số bùng nổ. Thuật ngữ này thường được dùng để chỉ những người làm nhiều việc cùng một lúc. Với dân công sở, dễ dàng thấy “hiện tượng” này khi một người vừa làm việc vừa tranh thủ chat chit với bạn bè, tổng kết báo cáo kết hợp lướt facebook xem dân tình đang bàn tán vụ gì, trends gì đang hot…  

2. Đa nhiệm có thực sự mang lại hiệu quả trong công việc?

Bộ não của chúng ta không được “thiết kế” để làm việc đa nhiệm

“Đa nhiệm đang giết chết bộ não của bạn” là nhan đề nổi bật trong bài viết của Larry Kim – CEO của MobileMonkey đăng trên tạp chí Inc. Đúng là như vậy, bộ não của chúng ta được thiết kế để tập trung vào một thứ tại một thời điểm nhất định và việc nhồi nhét hàng tá thông tin chỉ khiến nó hoạt động kém hiệu quả hơn. 

Làm việc đa nhiệm không khiến chúng ta làm việc hiệu quả hơn.

Giáo sư Earl Miller, nhà khoa học thần kinh của MIT cũng đồng ý rằng não bộ của chúng ta không hoạt động tốt với đa nhiệm. Khi mọi người nghĩ rằng họ đang làm việc đa nhiệm, thật ra là họ chỉ đang chuyển đổi một cách nhanh chóng từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. 

Đa nhiệm – sát thủ vô hình của năng suất công việc

Làm việc đa nhiệm đồng nghĩa với việc bạn không thực sự toàn tâm toàn ý vào bất kỳ việc gì. Khi não bị “ngộp” trong đống thông tin chưa thể xử lý kịp làm tê liệt tư duy, khiến tốc độ làm việc chậm đi. Một nghiên cứu tại Đại học London cũng đã chỉ ra rằng những người làm việc đa nhiệm trong khi thực hiện các nhiệm vụ có chỉ số IQ giảm đáng kể.

Ngoài ra, việc “nhảy cóc” giữa các tác vụ khác nhau khiến chúng ta cảm thấy đó là một chuỗi liền mạch, nhưng trong thực tế quá trình này đòi hỏi một loạt các thay đổi nhỏ. Giả sử, bạn đang làm báo cáo tổng kết cuối năm và phải dừng lại để kiểm tra email. Khi bạn quay trở lại với các con số trong bản báo cáo dang dở, não bộ phải tiêu hao năng lượng cho việc tập trung vào công việc cũ và định hình lại xem mình đã làm tới đâu. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà nó còn làm giảm khả năng sáng tạo. 

Nếu đuổi theo hai con thỏ cùng một lúc, bạn sẽ chẳng bắt được con nào

Không những vậy, làm việc đa nhiệm còn được chứng minh là làm tăng hormone căng thẳng cortisol. Việc bắt ép não bộ phải liên tục thực hiện các thay đổi sẽ càng gây căng thẳng và khiến chúng ta mệt mỏi, kiệt sức ngay cả khi ngày làm việc chưa bắt đầu. 

Multitasking làm giảm chất lượng và hiệu quả công việc

Đa nhiệm không thực sự mang lại hiệu quả như ta vẫn nghĩ, ngược lại nó còn khiến chất lượng công việc trở nên tồi tệ hơn. Đó là bởi khi chuyển sự tập trung giữa các nhiệm vụ sẽ sản sinh những “thói quen xấu” của não bộ. Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ nhỏ (gửi email, trả lời tin nhắn, gọi điện thoại…), chúng ta sẽ nhận được một lượng dopamine – một loại hormone hạnh phúc, giúp ta cảm thấy hưng phấn và thích thú. Chính vì thế, bộ não ngày càng khuyến khích chúng ta tiếp tục làm việc đa nhiệm.

Điều này tạo ra một vòng phản hồi nguy hiểm khiến chúng ta cảm thấy như đang hoàn thành rất nhiều việc, trong khi thực sự không làm được gì nhiều. Chính xác là do những thứ mà chúng ta làm vô cùng nhỏ nhặt và không hề mang lại nhiều giá trị cho công việc.

3. Vậy chúng ta nên làm gì để gia tăng hiệu suất làm việc?

Bạn có biết rằng, chìa khóa để nâng cao hiệu suất làm việc chính là nằm ở sự tập trung. Và để làm được điều này, chúng ta nên dành trọn thời gian, công sức để xử lý một nhiệm vụ tại một thời điểm. Đây là thói quen làm việc đơn nhiệm – Monotasking, trái ngược so với Multitasking – làm việc đa nhiệm.

Trong trường hợp có quá nhiều công việc cần phải giải quyết, thay vì cố gắng hoàn thành nhiệm vụ càng nhanh càng tốt, bạn nên dành chút thời gian đầu ngày lên kế hoạch và sắp xếp các công việc ưu tiên theo thứ tự quan trọng. Sau đó, bắt tay vào làm từng việc một, xong xuôi rồi hãy chuyển sang một nhiệm vụ mới. Ngoài ra, cần hiểu được đâu là thời điểm bạn làm việc năng suất nhất. Hãy tận dụng khoảng thời gian “vàng” này để xử lý những tác vụ khó nhằn. 

Một điều quan trọng khác mà bạn không thể bỏ qua đó là hãy rèn luyện thói quen làm việc sâu “deep work” bằng cách loại bỏ những xao nhãng ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Cách đơn giản nhất là tắt tất cả các thông báo, tin nhắn từ mạng xã hội, hoặc đưa ra một giới hạn tần suất “check” thông tin mỗi ngày.

Lời kết

Vốn dĩ chúng ta bắt đầu từ đơn nhiệm và tập trung tối đa cho từng công việc, thế nhưng do những tác động từ bên ngoài khiến ta chạy theo xu thế đa nhiệm và ngộ nhận rằng nó mang lại hiệu quả. Hãy nhớ rằng làm nhiều thứ cùng một lúc không khiến bạn “ngầu” hơn càng không khiến hiệu suất làm việc tăng cao. Để luôn làm việc hiệu quả mỗi ngày, Việc Làm 24h khuyên bạn ngay từ bây giờ hãy áp dụng phương pháp làm việc đơn nhiệm và thiết lập môi trường làm việc tránh xa các yếu tố gây phân tâm nhé.