Mẫu phiếu nhập kho có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp bởi nó chính là chứng từ dùng để ghi chép, theo dõi hàng hóa nhập vào kho.

Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là một loại chứng từ dùng để theo dõi và ghi chép lại quá trình hàng hóa nhập vào kho của doanh nghiệp. Nó là phương tiện để các kế toán viên theo dõi tình hình tài sản mà doanh nghiệp sở hữu một cách liên tục và chính xác nhất. Loại phiếu này giúp người đọc xác định được các thông tin quan trọng như: thẻ kho; số liệu tồn kho; thông tin chi tiết về hàng hóa, nguyên – vật liệu… Nhờ thế mà quá trình quản lý tài sản sẽ trở thành dễ dàng và hiệu quả hơn.

Thủ kho sẽ là người theo dõi và xác nhận quá trình nhập hàng vào kho, sau đó họ sẽ báo lại với kế toán kho. Nhân viên kế toán kho sẽ tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết vào hệ thống để tiện cho việc giám sát tình hình hàng hóa, vật tư, thiết bị, tư liệu sản xuất…

Phiếu nhập kho thường được lập thành 3 liên:

• Liên số 1: Lưu trữ tại phòng ban nơi phiếu được lập ra.
• Liên số 2: Liên này do thủ kho giữ (để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán kho để họ ghi vào sổ kế toán).
• Liên số 3: Giao tới tay người/đơn vị nhận hàng.

Quy trình cụ thể sẽ là phiếu được người lập phiếu và thủ kho ký. Tiếp đó, họ chuyển cho người có thẩm quyền phê duyệt. Khi phiếu đã được duyệt, nó sẽ được chuyển xuống kho nhận hàng.

Mẫu phiếu nhập kho tham khảo

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 133

Tải mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 133

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200

Tải mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200

Cách điền phiếu nhập kho

Mẫu phiếu nhập kho có vai trò cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy bộ phận Kế toán khi lập/viết loại phiếu này phải hết sức cẩn trọng để không mắc sai sót và gây ra hậu quả khôn lường. Quá trình viết phiếu tưởng chừng đơn giản (vì chỉ việc điền thông tin vào mẫu có sẵn) thế nhưng để viết đúng, viết chuẩn thì lại không hề dễ! Khi lập phiếu, bạn cần phải lưu ý liệt kê đầy đủ những nội dung sau:

Phần nội dung

+ Cột A: Ở phần này, bạn cần điền số thứ tự của lần lượt từng món hàng hoá, vật tư, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu. Hãy nhớ là phải dựa vào hóa đơn để ghi thông tin sao cho chính xác!

+ Cột B: Liệt kê các thông tin như: tên hàng hóa, dụng cụ, vật tư… (tương tự như cột A, người viết phải ghi theo thông tin trên hoá đơn).

+ Cột C: Cột này là cột điền mã số của các món hàng hoá, dụng cụ, vật tư (nếu có, nếu chúng không có mã thì có thể để trống ô này).

+ Cột D: Ở cột này, người lập phiếu phải ghi rõ đơn vị tính của hàng hoá, vật tư (Phần này cũng dựa theo hoá đơn để ghi).

Phần số lượng

+ Cột 1: Cột này để số lượng hàng hóa theo chứng từ (ghi theo hóa đơn hoặc lệnh nhập).