Mẫu báo cáo theo dõi tình hình nhân sự và quy trình tuyển dụng -
Một công ty muốn hoạt động hiệu quả, trước tiên là phải đảm bảo được vấn đề quản lý nhân sự. Vậy để theo dõi tình hình nhân sự và quy trình tuyển dụng công ty cần có những mẫu báo cáo nào? Trong bài viết này, hãy cùng RaoXYZ tìm hiểu về chủ đề này.
Mẫu báo cáo theo dõi tình hình nhân sự là gì?
Mẫu báo cáo theo dõi tình hình nhân sự là báo cáo phản ánh mức độ hiệu quả của công tác quản lý đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Dựa vào mẫu báo cáo này, công ty có thể theo dõi tình hình nhân lực, khắc phục những lỗ hổng trong quá trình điều hành nhân viên. Từ đó cải thiện hiệu quả quản trị nguồn nhân lực của công ty.
Báo cáo theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên
Loại mẫu báo cáo này dùng để theo dõi tình hình công việc và hiệu suất của bộ máy nhân sự. Nhìn vào bảng theo dõi này, các nhà quản lý sẽ nhìn nhận bức tranh tổng thể về nhân viên và hiểu được họ đang tiến hành công việc như thế nào. Một bảng dữ liệu như vậy sẽ bao gồm nhiều phần.
Tình trạng vắng mặt của nhân viên
- Tình trạng có mặt tại công ty.
- Số ngày vắng mặt trung bình hàng năm của nhân viên.
- Tỷ lệ trung bình và sự dao động của chỉ số vắng mặt trong vòng 5 năm trở lại.
Có thể nói chỉ số vắng mặt của nhân viên là chỉ số cần thiết thể hiện tinh thần làm việc và động lực của nhân viên. Khi một nhân viên hay xin nghỉ, vắng mặt ở công ty thì có thể họ đang mất động lực và không muốn đến công ty. Từ đó, năng suất công việc cũng sẽ theo đó bị ảnh hưởng. Chính vì vậy, người quản lý nên để ý và kiểm soát dữ liệu về tình trạng có mặt, vắng mặt và tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến việc này từ đó tìm ra giải pháp cho bộ máy nhân sự. Vì nếu tỷ lệ nhân viên vắng mặt, nghỉ việc tăng lên quá cao thì nó sẽ tác động xấu đến kết quả kinh doanh của công ty.
👉 Xem thêm: Thông tin chi tiết mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự và link download
Hiệu quả lao động tổng thể
Phần thứ hai của mẫu báo cáo là phần hiệu quả lao động tổng thể (over labor effectiveness) hay có thể hiểu là năng suất của nhân viên. Bảng đánh giá này sẽ đưa ra những chỉ số đo lường dựa theo tiêu chí về năng suất công việc mà mỗi công ty đặt ra theo nguyên tắc riêng. khoảng thời gian trước nhiều doanh nghiệp đánh giá dựa theo số giờ làm việc. Tuy nhiên, dịch bệnh covid 19 phải làm việc tại nhà và tính linh hoạt trong công việc ngày càng được đề cao, nhiều công ty chuyển hướng đánh giá quan tâm tới kết quả công việc thay vì chỉ siết chặt thời gian.
Báo cáo theo dõi hiệu suất công việc
Phần thứ ba trong báo cáo theo dõi hiệu suất công việc là tính trung bình thời gian làm việc thêm giờ của nhân viên. Dựa vào số liệu làm thêm giờ của nhân viên, ban giám đốc sẽ biết liệu công ty đang có thiếu nhân lực hay nhân viên có đang quá tải trong công việc hay không. Việc đánh giá nhân viên dựa trên thời gian làm việc ngoài giờ như một tiêu chuẩn của công ty sẽ tạo nên áp lực đè nặng lên nhân viên.
Báo cáo theo dõi quy trình tuyển dụng (Recruiting Dashboard)
Một phần quan trọng khác mà bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm nhiệm chính là tuyển dụng. Báo cáo quy trình tuyển dụng sẽ liên kết và trực quan hóa toàn bộ thông tin về quá trình tuyển dụng, giúp liên kết quá trình tuyển chọn nhân viên với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Bảng báo cáo này sẽ tập trung vào các chỉ số tuyển dụng cho bộ phận nhân sự và các chỉ số liên quan tới ứng viên, tới những người đã được chọn vào công ty. Việc đánh giá phễu tuyển dụng là một nhiệm vụ không thể thiếu đối với người lãnh đạo, để biết được tổng số đơn ứng tuyển vào công ty, đánh giá chất lượng ứng viên, và có bao nhiêu ứng viên vượt qua các vòng tuyển chọn trở thành nhân viên chính thức. Từ dữ liệu đó, người lãnh đạo sẽ rút ra đánh giá về cách thức tuyển dụng của công ty liệu đã hiệu quả hay còn điều gì thiếu sót và lời giải cho bài toán tuyển ứng viên phù hợp với chi phí thấp nhất. Cuối cùng, báo cáo này sẽ đưa ra số liệu về tài chính dành cho việc tuyển dụng. Những số liệu này sẽ bao gồm:
- Tổng chi phí dành cho việc tuyển dụng.
- Những chi phí đó là gì? Chẳng hạn như chi phí sử dụng dịch vụ đăng tuyển, chi phí thuê các chuyên gia nhìn nhận và đánh giá đơn ứng tuyển, chi phí liên lạc với ứng viên…
- Thời gian dành cho việc tuyển dụng kéo dài bao lâu. Đặc biệt với vị trí cao cấp, chuyên viên cấp cao, tốn nhiều thời gian và chi phí hơn.
👉 Xem thêm: Xây dựng quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
Báo cáo quản trị nhân tài (Talent Management Dashboards)
Khi công ty tuyển dụng thành công nhân sự phù hợp nhất có thể thì việc tiếp theo là làm cách nào để giữ họ trong khoảng thời gian dài? Để quản lý tình hình nhân sự chung toàn công ty, ban lãnh đạo cần dùng đến bảng một bảng dữ liệu nhân sự bao gồm thông tin sau:
- Tổng số lượng nhân viên đang làm việc trong công ty
- Quỹ lương hàng tháng của công ty
- Số liệu thống kê tuyển dụng
- Số lượng nhân viên mới, số lượng nhân viên làm lâu năm
- Chi phí đào tạo và tuyển dụng nhân viên
- Tỉ lệ thôi việc theo từng phòng ban khác nhau. Từ tỷ lệ thôi việc rút ra sự hiệu quả trong việc quản trị nhân tài.
- Tỉ lệ số nhân viên bị sa thải
- Chỉ số hài lòng của nhân sự
- Số lượng đo lường sự tiến bộ trong hiệu quả công việc của phòng ban khác nhau. Bộ kỹ năng của nhân viên đang ở mức vào. Giả sử sau vài năm làm việc kỹ năng của nhân sự vẫn ở mức thấp nhất chưa đạt chuẩn thì công ty cần tạo điều kiện học tập giúp nhân viên cải thiện năng lực.
Khi có bảng báo cáo này, ban lãnh đạo sẽ rút ra những điểm cần cải thiện và những điểm cần bổ sung trong công tác quản lý nhân sự. Khi công ty giữ chân được nhân tài và làm sao để đội ngũ nhân viên cảm thấy hài lòng, tránh tỷ lệ thôi việc thì sẽ giảm bớt chi phí tuyển dụng, tăng hiệu suất công việc.
Khi doanh nghiệp xây dựng những mẫu báo cáo trên và dựa vào dữ liệu để đánh giá tình hình sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi và tìm ra giải pháp phù hợp với những vấn đề đang tồn đọng. Bài viết này RaoXYZ đã chia sẻ về các mẫu báo cáo theo dõi tình hình nhân sự và quy trình tuyển dụng. Nếu bạn muốn củng cố kỹ năng mềm trong công việc và tìm hiểu về câu chuyện nghề nghiệp, hãy theo dõi blog RaoXYZ.
👉 Xem thêm: Kế hoạch nhân sự là gì? Link tải các mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty
