Hướng dẫn viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
1. Hướng dẫn viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
1.1. Hiểu đúng tính chất của thư từ chối ứng viên
Từ chối một ai đó sao cho tế nhị và khéo léo chưa bao giờ là một việc dễ dàng cả. Tuy vậy, có những khi bạn vẫn phải đưa ra lời từ chối. Việc gửi thư từ chối ứng viên được coi là phép lịch sự tối thiểu, nhất là khi các ứng viên đó đã dành ra nhiều thời gian và công sức để tham gia phỏng vấn. Hiện nay, các nhân viên HR thường gửi email thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên.
Email từ chối ứng viên vừa là phép lịch sự tối thiểu, vừa thể hiện cách làm việc chuyên nghiệp của công ty. Chờ đợi kết quả phỏng vấn là một khoảng thời gian rất áp lực. Vì vậy, khi bạn đã quyết định sẽ phỏng vấn hoặc tuyển dụng ai, bạn nên gửi email thông báo kết quả cho người được chọn và cả những người còn lại.
Mặc dù có một số công ty tuyên bố rằng họ sẽ không trả lời những ứng viên không trúng tuyển. Tuy nhiên đây không phải là một cách làm hay. Việc thông báo kết quả phỏng vấn cho những ứng viên không được chọn giúp họ có thể chủ động tìm kiếm cho mình những cơ hội mới.
1.2. Hướng dẫn viết email từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
Như đã đề cập đến ở trên, hiện nay mọi liên lạc bằng văn bản giữa nhà tuyển dụng và ứng viên đều được thực hiện thông qua email. Vì vậy, thay vì viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh, sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách viết email từ chối ứng viên.
Một email từ chối ứng viên cần phải có những nội dung sao đây:
+ Lời cảm ơn ứng viên.
+ Thông báo về quyết định của nhà tuyển dụng.
+ Giải thích lý do.
+ Kết thúc mang tính khích lệ.
Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về cách viết nội dung của email từ chối ứng viên nhé!
1.2.1. Lời cảm ơn ứng viên
Mỗi ứng viên đều dành nhiều thời gian, công sức để chuẩn bị tốt và nộp hồ sơ. Những ứng viên được mời tham gia phỏng vấn còn dành nhiều tâm huyết hơn để thể hiện thật tốt trong vòng phỏng vấn. Do đó, mọi sự nỗ lực và cố gắng của các ứng viên đều đáng được ghi nhận.
Là người trực tiếp soạn thảo thông báo gửi cho ứng viên, hơn ai hết bạn cần phải hiểu rõ được những sự nỗ lực đó của họ, Một lời cảm ơn sẽ giúp bạn làm tốt điều này. Hãy dành ra một vào dòng ở phần đầu email để ghi nhận và cảm ơn những nỗ lực của ứng viên.
Chẳng hạn:
“Dear Beth,
I would like to thank you for your interest in MR Company. I appreciate the time you took to join our invitation to interview and share your thoughts about our work and our company”.
(Tạm dịch:
Dear Beth,
Cảm ơn bạn vì đã dành sự quan tâm cho công ty MR. Tôi đánh giá rất cao buổi phỏng vấn và những suy nghĩ về công ty mà bạn đã chia sẻ trong buổi phỏng vấn đó).
1.2.2. Thông báo về quyết định của nhà tuyển dụng
Mặc dù việc bị từ chối có thể sẽ đem lại những cảm xúc tiêu cực cho ứng viên, song bạn cần phải thông báo với họ về quyết định của nhà tuyển dụng. Hãy sử dụng cách diễn đạt rõ ràng và tránh những ngôn từ có thể gây ra hiểu lầm. Bạn cũng không cần giả thích quá dài dòng về lý do nhà tuyển dụng không chọn ứng viên đó. Cố gắng diễn đạt ngắn gọn trong khoảng 2 – 3 dòng là được.
Ví dụ:
“I am afraid to say that we are not able to proceed with your application at this time. We appreciate your knowledge and skill, but you don’t have the right experience for the position of Data Analyst".
(Tạm dịch:
Tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng chúng tôi không thể nhận bạn vào làm việc cho vị trí Chuyên viên phân tích dữ liệu. Chúng tôi đánh giá cao kỹ năng và những hiểu biết của bạn, tuy nhiên chúng tôi yêu cầu kinh nghiệm nhiều hơn về vị trí này).
1.2.3. Kết thúc và khích lệ ứng viên
Cho dù ứng viên không được nhà tuyển dụng lựa chọn, nhưng họ cũng đã dành nhiều thời gian và công sức để ứng tuyển. Để việc bị từ chối không mang lại quá nhiều cảm xúc tiêu cực cho họ, bạn nên khích lệ sự cố gắng của họ. Bạn có thể khuyến khích họ tiếp tục phát huy những ưu điểm và tìm cách khắc phục một vài hạn chế của bản thân. Sau đó khuyến khích họ tiếp tục ứng tuyển lần nữa nếu muốn.
Ví dụ:
“I wish you all the best in your job research. I hope you will keep the confidence in your ability and apply to our company at another time for a more suitable position.”
(Tạm dịch:
Chúc bạn sẽ sớm tìm được một công việc ưng ý. Hy vọng bạn sẽ vẫn giữ được sự tự tin vào khả năng của bản thân và tiếp tục ứng tuyển vào một vị trí phù hợp hơn trong đợt tuyển dụng tiếp theo của công ty).
2. Nắm vững kỹ năng viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
Thông thường, công việc thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên thường được thực hiện bởi những người không tham gia vào quá trình phỏng vấn. Viết thư từ chối ứng viên thực sự cần có nhiều kỹ năng. Bạn cần phải biết cách làm thế nào để thông báo kết quả tới ứng viên mà không khiến họ tự ti về khả năng của mình. Mấu chốt của việc này đó là bạn cần biết cách vừa từ chối lại vừa khích lệ họ.
Rất nhiều loại cảm xúc có thể xuất hiện khi ứng viên nhận được thông báo về kết quả phỏng vấn. Nhất là đối với những ứng viên đã được tham gia vòng phỏng vấn trực tiếp cùng nhà tuyển dụng, việc bị từ chối có thể dẫn đến những cảm xúc không tích cực. Một người có kỹ năng viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh tốt sẽ cố gắng hạn chế những cảm xúc tiêu cực có thể xuất hiện ở ứng viên và khích lệ họ thử sức mình với những cuộc phỏng vấn khác.
Một người có kỹ năng viết thư từ chối ứng viên sẽ biết cách cung cấp tin tức cho ứng viên, bảo vệ hình ảnh và uy tín cho công ty, cũng như quan tâm đến cảm xúc của người ứng viên đó. Độ dài của thư từ chối ứng viên là không cố định, tuy nhiên người viết phải phải hoàn thành tốt được 3 nhiệm vụ kể trên.
Qua những chia sẻ trong bài viết, tin rằng bạn đã nắm vững được những kiến thức cơ bản cần biết khi viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh. Đây là kỹ năng quan trọng mà một nhân viên HR giỏi cần phải nắm vững. Thư từ chối ứng viên không chỉ thể hiện phép lịch sự và cách làm việc chuyên nghiệp, mà còn là một sự ghi nhận khả năng của ứng viên và khuyến khích họ tiếp tục nỗ lực nhiều hơn.
