Hướng dẫn viết thư mời xin visa vào Việt Nam chuẩn nhất
1. Một số thông tin bạn cần biết về thư mời xin visa vào Việt Nam
1.1. Bạn có biết thư mời xin visa vào Việt Nam là gì?
Thư mời xin visa vào Việt Nam theo mẫu NA2 được các cá nhân, tổ chức sử dụng để mời người nước ngoài vào Việt Nam. Luật nước ta quy định, cá nhân hay tổ chức muốn bảo lãnh hay mời người nước ngoài đến làm việc tại Việt Nam thì cần được Cục quản lý xuất nhập cảnh chấp nhận.
Nếu bạn muốn mời người nước ngoài về nước ta thì cần chuẩn bị các giấy tờ và thủ tục rõ ràng, trong đó thư mời xin visa vào Việt Nam vô cùng cần thiết và quan trọng.
Ngoài ra, lá thư này còn được gọi một cái tên khác là Công văn nhập cảnh, bởi bạn phải có thư mời này thì Cục quản lý xuất nhập cảnh và đơn xin có thẩm quyền mới có thể chấp thuận đối với trường hợp người nước ngoài đó có được vào Việt Nam hay không.
1.2. Mục đích sử dụng và nội dung của thư mời xin visa vào Việt Nam
1.2.1. Mục đích sử dụng
Để người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam thì bạn cũng cần phải đưa ra mục đích chính đáng thì thư mời của bạn mới có hiệu lực và được chấp thuận. Một số mục đích bạn có thể tham khảo như: Người nước ngoài đến làm việc và muốn tìm hiểu thị trường Việt Nam; thăm người thân hoặc mục đích thương mại; vào nước ta với nhu cầu thực tập, làm việc, đầu tư hay học tập…
Với những mục đích kể trên, doanh nghiệp hay tổ chức sẽ đứng ra bảo lãnh và cần có thư mời xin visa thì người nước ngoài mới nhập cảnh hợp pháp. Người bảo lãnh sẽ xin các giấy tờ và thủ tục cần thiết để người có thể được Cục quản lý xuất nhập cảnh chấp thuận, tuy vậy thủ tục khá phức tạp nên bạn cần phải tìm hiểu kỹ càng.
1.2.2. Nội dung cơ bản
Một lá thư mời xin visa hợp lệ sẽ gồm có những nội dung như:
- Các thông tin của cá nhân (đơn vị, doanh nghiệp hoặc tổ chức) đứng ra bảo lãnh hoặc mời người nước ngoài.
- Thông tin của người nước ngoài cần nhập cảnh vào Việt Nam.
- Thời gian, địa điểm của người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam cần ghi đầy đủ và chi tiết.
Tùy theo trường hợp cụ thể mà Cục quản lý xuất nhập cảnh sẽ xác định thời điểm mà họ nhận visa, có thể là cửa khẩu quốc tế hay cơ quan ngoại giao của Việt Nam tại nước đó…
2. Hướng dẫn viết thư mời xin visa vào Việt Nam chuẩn chỉnh
2.1. Phần mở đầu
Trong mục mở đầu thư mời xin visa, bạn cần nhập đầy đủ các nội dung như sau: Tên cá nhân, doanh nghiệp viết thư mời; địa chỉ trụ sở của đơn vị, doanh nghiệp đó và văn phòng làm việc; số điện thoại đơn vị, doanh nghiệp và kèm theo số văn bản. Các thông tin này sẽ được trình bày trên cùng và bên trái thư mời xin visa.
Còn phía bên phải của thư sẽ có địa điểm và thời gian viết thư, ở dưới sẽ là nội dung của thư mời (gồm v/v: Nhập cảnh).
2.2. Nội dung thư mời
Trong phần nội dung, bạn cần điền đầy đủ các thông tin của người nước ngoài cần nhập cảnh, gồm các thông tin như:
- Thời gian nhập cảnh: Thời gian cần ghi rõ ràng ngày, tháng, năm mà người nước ngoài nhập cảnh cho đến ngày kết thúc.
- Mục đích viết thư.
- Chương trình hoạt động
- Địa chỉ dự kiến của người nước ngoài khi tới Việt Nam.
- Tên cơ quan, doanh nghiệp thực hiện đón người nước ngoài vào Việt Nam.
- Các thông tin đề nghị đến Cục quản lý xuất nhập cảnh: Bạn chỉ cần ghi theo mẫu có sẵn, gồm các thông tin như quốc tịch của người nước ngoài và mục đích người nước ngoài đến Việt Nam.
2.3. Phần cuối thư mời xin visa
Trong phần cuối, bạn ghi rõ ràng nơi nhận thư mời xin visa và kèm theo chữ ký, con dấu của đơn vị, doanh nghiệp kèm chức vụ mà người đứng ra bảo lãnh người nước ngoài.
Bên cạnh đó, trong phần cuối cùng lá thư có thêm mục “ghi chú” để người viết dễ dàng biết được các vấn đề cần thiết và điền đúng nội dung, hình thức của lá thư mời.
Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn3. Quy trình xin thư mời xin visa vào Việt nam
Để được cấp visa cho người nước ngoài nhanh chóng, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Để được cấp mẫu thư mời xin visa vào Việt Nam thì bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trong bộ hồ sơ như sau: Bản scan hộ chiếu của người nước ngoài cần nhập cảnh; Giấy giới thiệu của tổ chức, đơn vị đứng ra bảo lãnh cho người nước ngoài có kèm chữ ký và con dấu; Giấy giới thiệu thông tin về người ngoại quốc cần nhập cảnh và hồ sơ của đơn vị, doanh nghiệp đứng ra bảo lãnh theo quy định của pháp luật; Đơn xin cho người nước ngoài cần nhập cảnh theo mã NA2.
.jpg)
Cá nhân, doanh nghiệp đứng ra bảo lãnh cho người nước ngoài cần nhập cảnh sẽ phải ghi đủ các thông tin vào thư mời xin visa vào nước ta và cần chuẩn bị các giấy tờ bên trên để Cục quản lý xuất nhập khẩu chấp thuận người nước ngoài đó được nhập cảnh.
Bước 2: Gửi hồ sơ xin visa và nhận phiếu hẹn
Cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp là người đại diện mời hay bảo lãnh người nước ngoài đến Việt Nam thì cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đến nộp tại Cục quản lý xuất nhập cảnh. Cục quản lý xuất nhập cảnh có ở Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng.
Nếu người đến nộp hồ sơ không phải người đứng đầu doanh nghiệp thì cần đem theo giấy giới thiệu do doanh nghiệp kia cấp và căn cước công dân.
Bước 3: Nhận kết quả
Kể từ ngày nộp hồ sơ là 5 ngày và nếu hồ sơ đủ điều kiện, hợp lệ thì Cục quản lý xuất nhập cảnh sẽ báo, cấp cho doanh nghiệp mẫu thư mời xin visa vào Việt Nam. Cục quản lý này cũng sẽ ghi rõ quy định thời gian cho người nước ngoài đó và địa điểm họ nhận thị thực.
Bước 4: Thông báo tới người nước ngoài
Sau khi nhận được thư mời xin visa, cá nhân, tổ chức đứng ra bảo lãnh cho người nước ngoài sẽ tiến hành gửi công văn thông báo cho người nước ngoài cần vào Việt Nam. Hình thức gửi có thể là scan gửi qua email, fax hoặc chuyển phát nhanh để người đó có thể thực hiện các thủ tục nhanh chóng vào Việt Nam.
Bước 5: Nhận visa, nộp lệ phí
Người đại diện doanh nghiệp đứng ra xin visa sẽ tới địa chỉ mà Cục quản lý đã ghi trong thư mời để điền đầy đủ các nội dung cần thiết và nộp lại, trong đó cần bản gốc và bản scan của hộ chiếu do Cục quản lý xuất nhập cảnh duyệt và ảnh 3x4 của người nước ngoài. Cuối cùng, nộp lệ phí để hoàn tất thư mời.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin cần thiết về thư mời xin visa vào Việt Nam. Để lá thư có thể được xét duyệt nhanh chóng và đúng quy trình, tránh mất thời gian đôi bên, bạn cần nắm vững các thủ tục, quy trình khi viết xin thư mời visa. Ngoài ra, các thông tin trong lá thư cần phải trung thực, sạch sẽ và viết bằng một màu mực bạn nhé!
