Hướng dẫn viết thư mời hợp tác bằng tiếng anh chuẩn mẫu
1. Giới thiệu về thư mời hợp tác bằng tiếng anh
1.1. Khái niệm thư mời hợp tác bằng tiếng anh là gì?
Hiểu một cách đơn giản nhất, thư mời hợp tác bằng tiếng anh chính là một văn bản mà nội dung được viết bằng tiếng anh được gửi đến các đối tác, doanh nghiệp tiềm năng mà công ty muốn hợp tác làm ăn cùng.
Với thời buổi hội nhập quốc tế hiện nay, việc hợp tác và làm việc với các doanh nghiệp nước ngoài không còn là mới lạ với các doanh nghiệp trong nước. Vậy nên một lá thư mời ngỏ ý hợp tác bằng tiếng anh là không thể thiếu. Trước khi muốn gặp mặt và bàn chuyện với đối tác, công ty của bạn cần có bức thư mời họ đến, đó chính là thư mời hợp tác.
1.2. Khi nào thì cần đến thư mời hợp tác bằng tiếng anh
Thư mời hợp tác bằng tiếng anh cần được gửi đến đúng đối tác và đúng thời điểm. Khi đối tác là doanh nghiệp nước ngoài, tất nhiên rồi, bạn cần gửi một lá thư mời hợp tác bằng tiếng anh. Trường hợp đối tác mà bạn muốn hợp tác là doanh nghiệp Việt Nam có vốn đầu tư nước ngoài hoặc hoặc doanh nghiệp Việt Nam hợp tác với doanh nghiệp nước ngoài, công ty của bạn cũng có thể gửi mẫu thư bằng tiếng anh đến cho họ.
Bạn cũng có thể sử dụng thư mời hợp tác bằng tiếng anh đến cho doanh nghiệp Việt Nam, tuy nhiên trong trường hợp này bạn nên có kèm thêm một bản thư mời được dịch sang tiếng Việt để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như sự lịch sự, tôn trọng.
Đặc biệt, khi bạn muốn gửi thư mời hợp tác bằng tiếng Anh, bạn cần xem xét kỹ đối tượng mà bạn muốn hợp tác có cần sử dụng đến lá thư bằng tiếng Anh hay không, xem xét kỹ thực lực của đối phương để cùng hợp tác thuận lợi.
2. Hướng dẫn cách viết thư mời hợp tác bằng tiếng anh cơ bản
2.1. Bố cục cơ bản của thư mời hợp tác bằng tiếng anh
Để có thể viết được một lá thư mời hợp tác hoàn chỉnh, ta cần nắm được bố cục cũng như từng phần của bức thư để có thể viết đúng và đủ nhất có thể. Không giống như những lá thư thân mật thường gửi cho bạn bè, người thân, thư gửi cho đối tác gần giữ được sẽ gần gũi nhưng vẫn phải chuyên nghiệp, lịch sự vừa phải bày tỏ được thành ý cũng như mong muốn được hợp tác.
Bố cục của thư mời được chia làm 3 phần chính. Phần mở đầu hay còn gọi là Letterhead sẽ bao gồm thông tin về doanh nghiệp viết thư (Business information write letter), tiêu đề thư (Letter title), lời kính gửi (Dear) và lời mở đầu thư (Preamble).
Phần nội dung chính main content là phần giới thiệu về các điểm mạnh của doanh nghiệp viết thư, đưa ra những dự án, phương án, đối sách, hình thức mời hợp tác kinh doanh kèm với lời cam kết của doanh nghiệp với đối tác về dự án hoạt động đã đề ra.
Phần cuối là kết của bức thư (Letter Ending) cần gửi lời cảm ơn đến với đối tác, thể hiện sự mong muốn hợp tác. Ghi lại phương thức liên lạc của doanh nghiệp và cuối cùng là ký tên chữ ký của đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
2.2. Các bước viết thư mời hợp tác
2.2.1. Cách viết phần mở đầu letterhead
Phần mở đầu của là thư mời hợp tác cũng như những lá thư trong công sở khác. Thư mời hợp tác cũng cần đưa ra những thông tin của công ty và lời chào đối với đối tác. Lời chào là vô cùng cần thiết vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty bạn, chỉ cần thiếu lịch sự một chút thôi công ty bạn cũng sẽ mất điểm với phía đối tác.
Thông tin doanh nghiệp bạn cần cung cấp trong đầu thư gồm địa chỉ công ty, địa chỉ email và số điện thoại hotline của công ty. Tên của lá thư cần được viết in hoa, căn lề giữa trang giấy và được in đậm. Tên thư là thứ mà đối tác sẽ nhìn vào đầu tiên nên cần viết thật rõ ràng, nổi bật để đối tác nhìn vào sẽ thấy ngay được mục đích, nội dung bức thư muốn nói gì.
Phần kính gửi Dear tuyệt đối không được viết sai, không được lẫn lộn giữa những đối tác với nhau, hay xưng hô và gội sai cách, nếu như bạn ghi nhầm hoặc ghi không đúng sẽ khiến cho đối tác của bạn cảm thấy thiếu sự tôn trọng và không thấy sự mong muốn hợp tác từ bạn. Trong phần đầu thư gửi đến phía đối tác là lời chào, lời chúc của mình đến người được nhận. Bạn có thể viết: “ABC's Board of Directors would like to send greetings, the first words are wishes for health and success to our partners.”
2.2.2. Cách viết phần nội dung chính của thư
Cách viết nội dung chính của thư mời hợp tác bằng tiếng anh: Ở phần này, bạn nên giới thiệu về công ty, hoạt động mà bạn làm cũng như những điểm mạnh, thành tích nổi bật đã đạt được để thu hút khách hàng và thu hút đối phương. Chắc chắn sẽ không có một đối tác nào muốn đầu tư và hợp tác với một công ty không có triển vọng phát triển. Với bản lĩnh của một nhà kinh doanh, một nhà lãnh đạo, họ sẽ luôn mong muốn hoạt động kinh doanh của mình thật ý nghĩa và tạo ra lợi nhuận cao. Đó là lý do tại sao bạn cần cho đối tác thấy những lợi thế và lợi ích lâu dài trong tương lai, kích thích sự hợp tác của họ với bạn trong những hạng mục đề xuất.
Phần thân có thể viết như sau:
“ABC Company was established in 1999, so far it has been operating in the market for more than 20 years. Our company has made continuous development steps in the research, production and supply of nutritional dairy products for pregnant women. By applying the most advanced technology in the market to the production line, our products ensure quality, competitive prices in the market, and always bring customers satisfaction.
ABC Company cordially invites partners who are business organizations and individuals who are interested in dairy products for pregnant women and wish to cooperate with us to carry out investment projects. market, promote the brand for both sides. We are committed to our partners about the best products and services, the most preferential discounts. With the desire to cooperate for mutual development, ABC company believes in this long-term and successful cooperation with our partners.”
Dịch:
Công ty ABC được thành lập từ năm 1999, đến nay đã hơn 20 năm hoạt động trên thị trường. Công ty chúng tôi đã không ngừng có những bước phát triển trong việc nghiên cứu, sản xuất, cung cấp các sản phẩm trong lĩnh vực sữa dinh dưỡng cho bà bầu. Bằng việc áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trên thị trường vào dây chuyền sản xuất, sản phẩm của chúng tôi đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh trên thị trường, luôn mang đến cho khách hàng sự hài lòng.
Công ty ABC trân trọng kính mời Quý đối tác là các tổ chức, cá nhân kinh doanh quan tâm đến sản phẩm sữa dành cho bà bầu và có nhu cầu hợp tác với chúng tôi để thực hiện các dự án đầu tư. tiếp thị, quảng bá thương hiệu cho cả hai bên. Chúng tôi cam kết với các đối tác về sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, chiết khấu ưu đãi nhất. Với mong muốn hợp tác để cùng phát triển, công ty ABC tin tưởng vào sự hợp tác lâu dài và thành công này cùng Quý đối tác. ”
2.2.3. Cách viết phần kết của thư mời
Kết thúc bức thư đừng quên gửi lời chào với đối tác và thể hiện mong muốn hợp tác của bản thân bằng lời chúc mong sẽ hợp tác vui vẻ và thành công. Cần ghi những từ thể hiện sự tôn trọng trước khi ký tên như Best regards!, Great battle,...Hãy ký thật rõ tên của công ty để đối tác nhớ đến cái tên của công ty và cân nhắc sẽ hợp tác. Nhớ kiểm tra thật kỹ hình thức và nội dung để tránh xảy ra sai lầm không đáng có nhé.
Bài viết trên đã chia sẻ cách viết thư mời hợp tác bằng tiếng anh. Mong rằng bài viết hữu ích có thể giúp bạn viết được một bức thư mời hợp tác đúng và chuẩn nhất. Chúc bạn thành công trong công việc và có những đối tác tuyệt vời!
