1. Thư từ chối ứng viên là gì? Vì sao thư từ chối ứng viên lại quan trọng?

Thư từ chối ứng viên được hiểu ngắn gọn là một bức điện báo, email hay một file word được nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên đã tham gia  vòng phỏng vấn của công ty, song không phù hợp với những yêu cầu mà công ty đang cần. Đối với những công ty có quy trình tuyển dụng gồm nhiều bước, thì thư từ chối ứng viên được gửi đến ứng viên không đủ điều kiện lọt vào bước tiếp theo. 

Trên thực tế, so với một bức thư mời phỏng vấn, bức thư mời nhận việc thì tần suất các doanh nghiệp viết thư phản hồi ứng viên để từ chối ứng viên một cách cụ thể, chi tiết chỉ được tính trên đầu ngón tay. Có thể, do bộ phận tuyển dụng không đủ tinh tế hoặc cũng có thể họ cho rằng, công việc này có phần thừa thãi, tuy nhiên, xét trên góc độ chuyên gia mà nói, Thư từ chối ứng viên là một đáng lưu tâm không kém so với thư chào mừng ứng viên mới trong quy trình tuyển dụng. 

Đâu tiên, thông qua Thư từ chối ứng viên được trình bày một cách chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng thực hiện vai trò thông báo kết quả kết ứng viên. Trong đó đề cập đến lý do vì sao ứng viên đó bị từ chối. Đây là một hành động thể hiện được sự lịch sự, chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Vì đơn giản, ứng viên đã bỏ ra thời gian công sức để gửi hồ sơ và tham gia ứng tuyển. Do đó, sẽ không có gì là thừa khi công ty gửi đến họ thông báo kết quả. Từ mẫu thư này, ứng viên vừa có thiện cảm tốt với công ty, vừa thể định hướng được lý do mình bị trượt phỏng vấn và rút kinh nghiệm trong những lần sau. Không những thế nhà tuyển dụng còn thể hiện được sự tinh tế của mình. 

Bạn hiểu rằng, trước khi đứng ở vai trò là nhà tuyển dụng hay các vị trí có quyền “quyền quyết định” về việc vấn ứng viên có trúng tuyển hay không, hãy nhớ rằng, bạn đã từng ở vị trí như họ. Sẽ chẳng có gì sát thương hơn khi mòn mỏi, hồi hộp kết quả từ nhà tuyển dụng mà chỉ là thái độ im lặng từ nhà tuyển dụng. Chắc chắn, điều gì cũng sẽ qua, nhưng tâm lý nặng nề từ phía ứng viên cộng với một thái độ thất vọng về kết quả và cả nhà tuyển dụng ít nhiều ám ảnh họ suốt cả ngày dài.

Một mẫu thư từ chối ứng viên nhẹ nhàng, tinh tế vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp vừa giúp ứng viên cảm thấy thoải mái, nhẹ nhàng hơn chính là điều mà các doanh nghiệp nên làm để nâng cao tầm của mình. 

Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội

2. Hướng dẫn chi tiết cách viết thư từ chối ứng viên hiệu quả nhất

Là một bức thư, cho nên mẫu thư từ chối ứng viên cũng phải đảm bảo được bố cục và quy chuẩn về nội dung như những bức thư thông thường. Một bức thư từ chối ứng viên thường có nội dung tương đối ngắn khoảng vài ba câu nhưng bạn vẫn phải thể hiện một số nội dung sau:

- Lời chào đến ứng viên. 

- Một số thông tin cơ bản của ứng viên đó và thời điểm cuối cùng ứng viên tham gia phỏng vấn 

- Lời cảm ơn gửi đến ứng viên vì đã dành sự quan tâm cho vị trí công việc của công ty.

- Trình bày lý do từ chối ứng viên

- Lời mời ứng viên đó dự tuyển vào một vị trí công việc khác của công ty phù hợp hơn hoặc đề nghị một thời điểm phù hợp hơn để tham gia phỏng vấn. 

-Lý tên và lời chào. 

Với bố cục này, chắc bạn nắm được sơ bộ cần phải viết những gì trong lá thư từ chối ứng viên rồi phải không? Tuy nhiên, những gạch đầu dòng này là chưa đủ. Bạn cần được hướng dẫn đề mô chi tiết qua một một số mẫu thư từ chối ứng viên lịch sự, tinh tế được Trần Phương ví dụ ngay sau đây. 

Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn

3. Một số mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo

Dĩ nhiên, đối với những ứng viên khác nhau, bạn sẽ có một cách phản hồi tính tế khác nhau để chắc chắn ứng viên đó không bị sang chấn tâm lý. Vì rõ ràng, mục đích từ chối luôn để lại cho họ một nỗi thất vọng dù ít hay nhiều. Vậy hãy cùng tham khảo các mẫu thư từ chối ứng viên điển hình ngay sau đây để hình dung rõ hơn nhé. 

3.1. Mẫu số 1: Dành cho những ứng viên bị trượt phỏng vấn lần 1 hoặc không được chọn bước vào vòng phỏng vấn. 

Chào Mai Lan, 

Chúng tôi gửi lá thư này đến bạn từ công ty Cổ phần LT. Đầu tiên, công ty hết sức cảm ơn bạn đã dành sự quan tâm cho vị trí nhân viên Marketing mà công ty đang tuyển dụng. Tuy nhiên, sau một thời gian xem xét và hồ sơ và sự thể hiện của bạn trong buổi phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy rằng, bạn chưa thực sự phù hợp với vị trí này. 

Lá thư này thay cho lời thông báo trực tiếp, chúng tôi chúc bạn gặp may mắn trong những cơ hội phỏng vấn lần sau và rất mong muốn có cơ hội hợp tác với Mai Lan trong tương lai.

Trân Trọng.

3.1. Mẫu số 2: Dành cho những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn 1

Kính gửi đến Phùng Anh Ngọc 

Một lần nữa, công ty Cổ phần LT pay gửi đến bạn lời cảm ơn chân thành vì đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tham gia buổi phỏng vấn mà công ty tổ chức cho vị trí Giám đốc Thương hiệu. Chúng ta thực sự đánh giá cao sự cố gắng của bạn và sự hiện của bạn trong buổi phỏng vấn lẫn những cam kết bạn mong muốn đồng hành cùng công ty lâu dài. Tuy nhiên, sau khi trải qua vòng phỏng vấn với các ứng viên tiềm năng khác, chúng tôi buộc phải nói lời từ chối với bạn trong vòng này và cho họ cơ hội đi tiếp. Chúng tôi lấy làm tiếc vì điều đó.

Một lần nữa xin gửi đến bạn lời cảm ơn chân thành. Công ty sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để liên hệ khi có cơ hội phù hợp với bạn. 

Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm được công việc như ý của mình nhé. 

Trân trọng!

3.3. Mẫu thư thứ 3: Dành cho những ứng viên có kết quả khả quan trong buổi phỏng vấn nhưng vẫn không được nhận

Hồng Giang thân mến!

Công ty Cổ phần LT cảm ơn rất nhiều sự chuẩn bị rất tốt và dành nhiều thời gian cho vị trí công việc Kế toán tại công ty. Như đã nhấn mạnh từ đầu, chúng tôi thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ và màn thể hiện của bạn trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, sau một thời gian cân nhắc rất lâu, chúng ta đã quyết định trao cơ hội việc làm này cho một ứng viên có màn thể hiện xuất sắc hơn. 

Chúng tôi rất vui vì có cơ hội được gặp gỡ, chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm với bạn. 

Một lần nữa xin cảm ơn bạn rất nhiều với những ý kiến đóng góp hết sức thực tế. Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và liên hệ bạn ngay khi có cơ hội vị trí phù hợp. Hãy giữ liên lạc với chúng tôi nhé theo số điện thoại sau đây nhé (Trình bày số hotline của công ty).

Chúc bạn may mắn và thành công

Chào thân ái!

Xem thêm : Học ngôn ngữ Anh ra làm gì – Cơ hội để hội nhập quốc tế rộng mở

4. Một số lưu ý khi viết thư từ chối ứng viên

Bên cạnh việc tham khảo mẫu thư trên,  bạn cần nằm lòng một số những lưu ý dưới đây để lá thư từ chối ứng viên của bạn phát huy được hiệu quả cao nhất. 

Đầu tiên, cần ngắn gọn súc tích. Bạn biết rằng, thư từ chối ứng viên có tác dụng tương tự một lời thông báo. Bạn cần thể hiện rõ nội dung thông báo kết quả trước khi đề cập đến những thành tố khác. Mỗi lá thư từ chối ứng viên chỉ dao động khoảng 5-6 dòng thôi nhé.

Với mỗi đối tượng từ chối khác nhau, hãy lựa chọn một mẫu thư và điều chỉnh ngôn từ cho phù hợp nhé. 

Ngoài ra, so với số lượng ứng viên được chọn, số lượng người từ chối sẽ rất lớn. Việc tự soạn một mẫu thư riêng biệt gửi đến hàng chục ứng viên, thậm chí đến cả hàng trăm ứng viên bị từ chối đối với những công ty tuyển dụng số lượng lớn là rất mất thời gian. Bạn có thể cân nhắc chọn những mẫu thư chuẩn chỉnh và sau đó thay một số thông tin cơ bản và gửi là được. Dĩ nhiên, trường hợp này chỉ phù hợp với việc từ chối đồng loạt nhiều ứng viên mà thôi. 

Bên cạnh đó, yêu cầu về chính tả, sự sạch sẽ, căn dòng chuẩn bắt buộc bộ phận tuyển dụng công ty cần phải lưu tâm để ra đời những bức thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp nhất.

Trên đây chính là những bí quyết giúp bạn viết thư từ chối ứng viên một cách chuyên nghiệp nhất. Hy vọng rằng, những thông tin trên đây thực sự hữu ích với tất cả các bạn.