Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là vị trí quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Nhân viên làm việc dưới vị trí này đóng góp rất nhiều vào quá trình duy trì các hoạt động của tổ chức đó. Hành chính nhân sự tiếng Anh là gì? Đó chính là Administrative Personnel.

Trong thực tế, nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhận 2 tổ hợp nhiệm vụ chính. Đó là hành chính và nhân sự. Họ sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với những công việc liên quan tới thủ tục hành chính của công ty, tổ chức các công tác văn thư, lưu trữ thông tin.

Nghe có vẻ đơn giản, đây lại là một trong những vị trí quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì nhân viên hành chính nhân sự chính là người chịu trách nhiệm liên kết để các khối, phòng ban có thể làm việc với nhau một cách thống nhất.

>>> Xem thêm: Quản lý nhân viên hành chính nhân sự và những yếu tố giúp bạn thành công.

Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Khi tìm kiếm thông tin tuyển dụng, bạn sẽ thấy mô tả yêu cầu làm việc của vị trí nhân viên hành chính nhân sự. Dưới đây là những công việc chính của vị trí này trong doanh nghiệp.

Quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ

Đây chính là công việc cơ bản nhất mà nhân viên HCNS đảm nhận. Cụ thể bao gồm các việc làm nhỏ lẻ sau đây:

• Hoàn thành các hoạt động cần thiết nhằm tiếp nhận công văn, các loại đơn thư, giấy tờ đề nghị. Cùng với đó là các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty. Họ sẽ có quyền giải quyết, xử lý chúng theo chỉ thị của tổ chức. Sau đó, tiến hành lưu trữ các dữ liệu cần thiết, quản lý, sắp xếp chúng.
• Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, nhân sự làm việc cho doanh nghiệp. Chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ, các loại giấy tờ khác liên quan tới hoạt động của nhân sự.
• Theo dõi cụ thể tình hình thực hiện các hoạt động, công tác định kỳ và đột xuất liên quan tới việc duy trì văn hóa doanh nghiệp.
• Quản lý các loại giấy tờ quyết định, trả lương, liên quan tới chế độ lương thưởng của nhân viên.

Hành chính nhân sự là làm gì: Công tác lễ tân

Hàng ngày, nhân viên HCNS cũng cần đảm nhận công tác lễ tân. Cụ thể công việc của họ như sau:

• Tiếp nhận các giao dịch, thông tin trao đổi với khách hàng bằng cách trực tiếp hay qua trao đổi điện thoại.
• Đón khách mời trực tiếp mỗi khi công ty có sự kiện hay các hoạt động tổ chức nội bộ.
• Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty, hoạt động vui chơi cần thiết cho nhân viên. Từ đó đạt được mục đích duy trì, phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

Xử lý, tính toán bảng lương

Công việc hành chính nhân sự không thể thiếu sót việc quản lý bảng lương. Các hoạt động liên quan tới bảng lương của nhân viên trong doanh nghiệp như chấm công, lên danh sách lương, tính lương chi thưởng… thường do phòng HCNS chịu trách nhiệm. Ngoài ra, phòng HCNS cũng thực hiện chi trả lương cho nhân viên của mình đúng hạn hàng tháng.

>> Xem thêm: 5 yếu tố cần có của một nhân viên hành chính nhân sự giỏi.

Hành chính nhân sự làm gì: Lưu trữ giữ liệu, hồ sơ lao động

Công việc này còn được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Trong đó bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin, quản lý cơ sở dữ liệu của nhân viên. Từ đó, thực hiện nghĩa vụ bảo mật, bảo vệ các thông tin đó.

Hành chính nhân sự là công việc gì: Công tác quản lý tài sản thiết bị của doanh nghiệp

• Theo dõi máy móc, thiết bị của công ty.
• Tiếp nhận những thông tin liên quan tới các loại máy móc của nhân viên báo lại như hỏng, không hoạt động, máy quá cũ hay gặp vấn đề cần bảo trì.
• Thông báo cho bên sửa chữa, sản xuất giải quyết tình trạng của máy móc.
• Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng, tiến hành mua và phân phối chúng cho những phòng ban có nhu cầu sử dụng.

Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự

Nhìn chung, công việc nhân sự hành chính chủ yếu bắt đầu từ việc quản lý, giám sát các sự kiện. Đồng thời tập trung lên kế hoạch tổ chức những hoạt động văn hóa cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, công việc khác của phòng hành chính nhân sự là gì? Đó chính là việc kiểm tra, giám sát nhân viên để hoàn thiện bảng lương. Đồng thời, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá hoạt động của nhân viên.

Quy trình làm việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Như vậy, bạn đã biết nhân sự hành chính là gì. Và tiếp theo, cùng tìm hiểu về quy trình làm việc của nhân viên này nhé.

• Thực hiện hoạt động sắp xếp, quản lý quá trình làm việc cho nhân viên.
• Thực hiện các chương trình, kế hoạch tuyển dụng và đào tạo để nuôi dưỡng nhân lực, chăm sóc nhân lực lớn mạnh cho doanh nghiệp.
• Giám sát, biên soạn và lưu trữ các loại giấy tờ cần thiết cho công ty.
• Tìm hiểu những vấn đề của nhân viên, liên quan tới tiến độ làm việc của doanh nghiệp trong trường hợp phát hiện ra vấn đề kém hiệu quả. Từ đó, đề ra những kế hoạch khích lệ nhân viên kịp thời.

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự

Thông thường, phòng HCNS của công ty được coi là hậu phương vô cùng vững chắc. Vậy phòng hành chính nhân sự gồm những gì? Dưới đây là cơ cấu chính của phòng ban này.

• Bộ phận tuyển dụng: Chịu trách nhiệm về việc tuyển người, tìm kiếm nhân viên cho doanh nghiệp.
• Bộ phận lương thưởng và phúc lợi: Đây là nhóm nhân viên xây dựng, quản lý lương thưởng, phúc lợi cũng như những chính sách liên quan.
• Bộ phận hành chính: Chịu trách nhiệm về những công việc liên quan tới nghiệp vụ hành chính, văn bản, thư từ, các trang thiết bị…
• Bộ phận đào tạo và phát triển: Bộ phận này giúp đảm bảo các cá nhân đều được hỗ trợ để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và tìm kiếm những cơ hội khác trong công ty.

Người làm hành chính nhân sự nên có những kỹ năng nào?

Là công việc có nhiều yêu cầu, nhân viên HCNS cũng cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng nhất.

• Kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và dễ dàng xử lý được các tình huống khác nhau trong môi trường công sở.
• Đa chức năng, có thể đảm nhận nhiều công việc, không gói gọn trong một nhóm việc làm nhất định.
• Có kỹ năng tổ chức, lên kế hoạch để dễ dàng đưa ra những kế hoạch tổ chức chương trình phù hợp cho nhân viên công ty khi cần thiết.

Ngoài ra, người làm HCNS cũng cần có đạo đức nghề nghiệp và sự công tâm. Đây là điều quan trọng giúp đánh giá bảng lương chính xác, mang tới sự thoải mái và hài lòng cho từng thành viên của doanh nghiệp.

Cơ hội việc làm của nhân viên hành chính nhân sự

Hiện tại, cơ hội tìm được một vị trí HCNS rất cao. Vì nhu cầu tuyển dụng ngành này lớn, mọi doanh nghiệp đều cần phòng HCNS.

Bạn có thể bắt đầu sự nghiệp với vị trí một nhân viên hành chính nhân sự thông thường. Sau khi tích lũy đủ kinh nghiệm, bạn có thể trở thành quản lý hoặc tìm kiếm những vị trí cao hơn trong nghề nghiệp của mình.

Nên tìm việc làm hành chính nhân sự ở đâu nhanh chóng?

Qua những thông tin trên, chắc hẳn, bạn đã trả lời được các câu hỏi:

• Hành chính nhân sự là gì và làm những công việc gì?
• Công việc của hành chính nhân sự là gì?
• Phòng hành chính nhân sự có chức năng gì?

Hiện tại, Mua Bán đang có rất nhiều thông tin đào tạo, tuyển dụng ngành HCNS. Nếu bạn có nhu cầu học tập và tìm kiếm cơ hội trong ngành này, hãy theo dõi tin đăng tuyển dụng mới nhất tại Việc Làm Mua Bán nhé!

>>> Xem thêm:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề & cách giải quyết vấn đề hiệu quả
• Cách tính hệ số lương cơ bản và những lưu ý cần biết
• Quy chế là gì? Quy trình xây dựng quy chế & thông tin liên quan

 

Hải Yến.