Đa nhiệm là gì? Đa nhiệm (Multitasking) có vẻ như là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều việc cùng một lúc. Nhưng các nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng, bộ não của chúng ta hoạt động không tốt khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ như chúng ta vẫn nghĩ. Trên thực tế, đa nhiệm thậm chí gây giảm năng suất lao động bằng cách giảm khả năng hiểu, sự chú ý và hiệu suất tổng thể.

Đa nhiệm (Multitasking) là gì?

Đa nhiệm được hiểu đơn giản là làm nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên, vào thời điểm mà chúng ta nghĩ rằng chúng ta đang làm nhiều việc cùng lúc, thì thực tế là chúng ta chỉ đang chuyển đổi nhanh chóng từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Tại sao đa nhiệm làm giảm năng suất lao động?

Đa nhiệm ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất làm việc, chất lượng công việc. 

Đa nhiệm làm mất tập trung

Bộ não của chúng ta không giống máy tính, nó thiếu khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một thời điểm. Một số nghiên cứu cho thấy rằng những người làm việc đa nhiệm thường dễ mất tập trung hơn và họ có thể gặp khó khăn trong việc tập trung. Nghiên cứu khác cho thấy mặc dù có mối liên hệ giữa đa nhiệm và sự phân tâm, nhưng mối liên kết thay đổi khá nhiều ở mỗi người.

👉 Xem thêm: 7 Ứng dụng giúp tăng cường khả năng tập trung cao độ

Đa nhiệm khiến bạn làm việc chậm hơn

Chuyển đổi nhiệm vụ thường xuyên khiến chúng ta không bước được vào trạng thái làm việc tự động.

Mặc dù nó có vẻ trái ngược với suy nghĩ thông thường, nhưng chúng ta có xu hướng làm việc chậm hơn và kém hiệu quả hơn khi thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Bạn sẽ phải trả giá cho mỗi lần bạn ngừng nhiệm vụ này và chuyển sang nhiệm vụ khác. Điều này được gọi là “task switch costs” (chi phí chuyển đổi) trong tâm lý học. Chi phí chuyển đổi bao gồm tốc độ làm việc chậm hơn do nhu cầu tinh thần tăng lên.

Khi chúng ta tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, hành vi đó có thể trở nên “tự động”, giúp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hơn. Và chuyển đổi công việc qua lại sẽ bỏ qua quá trình này và kết quả là chúng ta có xu hướng làm việc chậm hơn.

Đa nhiệm làm suy yếu chức năng điều hành của não bộ

Hành vi đa nhiệm được quản lý bởi chức năng điều hành của não. Chức năng này có nhiệm vụ kiểm soát và quản lý quá trình nhận thức, xác định cách thức, thời gian và thứ tự các nhiệm vụ được thực hiện. Có hai giai đoạn trong quá trình kiểm soát điều hành:

• Chuyển đổi mục tiêu: quyết định làm việc này thay vì một việc khác.
• Kích hoạt quy tắc: thay đổi quy tắc cho nhiệm vụ trước đó thành quy tắc cho nhiệm vụ mới.

Thời gian chuyển đổi giữa hai giai đoạn này là khoảng 10 giây. Nhưng thời gian sẽ tăng lên gấp bội khi chúng ta chuyển đổi công việc qua lại nhiều lần.

Đa nhiệm dễ dẫn đến mắc lỗi

Làm nhiều việc cùng lúc khiến bạn dễ mắc lỗi.

Đa nhiệm không chỉ làm giảm hiệu suất lao động mà còn có thể khiến bạn mắc lỗi. Nghiên cứu “Multicosts of Multitasking” của Mado KP, Wagner AD (2019) cho thấy: những sinh viên làm nhiều nhiệm vụ khi học trên lớp có xu hướng có điểm trung bình thấp hơn.

Trong khi đó, nghiên cứu “Multitasking during simulated car driving: A comparison of young and older persons” (2018) của Wechsler K, Drescher U, Janouch C, Haeger M, Voelcker-Rehage C, Bock O. cho thấy, người lớn có khả năng mắc nhiều lỗi hơn khi lái xe nếu họ đang đa nhiệm.

👉 Xem thêm: [Nghệ thuật ứng xử] Làm gì khi mắc sai lầm trong công việc?

Giảm khả năng nhận thức

Làm nhiều việc khác nhau cùng một lúc có thể làm giảm khả năng nhận thức. Nghiên cứu “Who multi-tasks and why? Multi-tasking ability, perceived multi-tasking ability, impulsivity, and sensation seeking” (2013) của Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM cho thấy rằng mọi người có xu hướng đánh giá quá cao khả năng đa nhiệm của họ; và những người thường xuyên thực hiện thói quen này thường thiếu các kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả.

Những người làm việc đa nhiệm lâu năm có xu hướng bộc lộ sự bốc đồng nhiều hơn so với những người khác. Họ dường như cũng thể hiện mức độ kiểm soát chức năng điều hành thấp hơn và dễ bị phân tâm.

Phá vỡ thói quen đa nhiệm

Bạn nên dừng “đa nhiệm” để làm việc hiệu quả hơn.

Nếu bạn cảm thấy đa nhiệm ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống, bạn có thể thực hiện một số thay đổi để tăng năng suất và hiệu quả công việc. Lần tới, nếu bạn thấy mình đang làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc, bạn nên đánh giá nhanh những việc mà bạn đang cố hoàn thành; sau đó xác định xem bạn cần tập trung vào nhiệm vụ nào trước. Bạn nên:

• Giới hạn số lượng công việc cần thực hiện trong một thời điểm: Nếu bạn cần làm nhiều việc cùng lúc, hãy cố gắng kết hợp những việc không cần nhiều sự tập trung, chẳng hạn như bạn có thể vừa nói chuyện, vừa gấp quần áo.
• Sử dụng “quy tắc 20 phút”: Thay vì liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, bạn nên cố gắng tập trung hoàn toàn vào một đầu việc trong 20 phút trước khi chuyển sang một việc khác.
• Hạn chế sự phân tâm: Bạn cần tìm một nơi yên tĩnh hơn để làm việc và tránh xa điện thoại, sách báo bạn yêu thích,… để tránh mất tập trung.
• Lên lịch cụ thể cho từng công việc: Ví dụ, từ 8h – 9h làm việc A, từ 9h – 11h làm việc B,… Như vậy, bạn có thể giải phóng tâm trí khỏi cảm giác hoang mang khi “có quá nhiều việc phải hoàn thành trong hôm nay” để tập trung vào hoàn thành công việc.

👉 Xem thêm: Tuyệt chiêu sắp xếp công việc hiệu quả, dễ áp dụng nhất

Kết luận

Đa nhiệm – làm nhiều việc cùng một lúc nghe có vẻ là một điều rất hấp dẫn. Nhưng thực tế, đa nhiệm chỉ khiến chúng ta làm việc kém hiệu quả hơn. Cách tốt nhất để nâng cao hiệu suất cũng như chất lượng công việc là tập trung vào một nhiệm vụ trong một thời điểm.