Điều phối viên là gì? Kinh nghiệm làm điều phối hiệu quả
Điều phối viên là gì? Công việc của họ trong các lĩnh vực như thế nào? Làm sao để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả? Bài viết dưới đây của RaoXYZ sẽ giúp các bạn giải đáp toàn bộ những thắc mắc trên, đừng bỏ lỡ thông tin nhé.
Điều phối viên là gì?
Hiểu một cách đơn giản nhất thì điều phối viên là người tập hợp các nhân viên, sản phẩm, khách hàng hay các nguồn lực khác trong một đơn vị doanh nghiệp. Đó có thể là bố trí nhân viên, quản lý vòng quay của các sản phẩm, lựa chọn địa điểm, món ăn cho các sự kiện, giám sát hoạt động và sự hài lòng của khách hàng, giám sát các chương trình giảng dạy trong trường học,…
Hiện nay, điều phối viên là vị trí rất quan trọng, không thể thiếu đối với các tổ chức, doanh nghiệp, nhất là các đơn vị hoạt động sản xuất, kinh doanh quy mô lớn. Vậy cụ thể công việc của điều phối viên trong từng lĩnh vực như thế nào? Cùng theo dõi nội dung phần 2 của bài viết nhé.
Công việc của điều phối viên trong các lĩnh vực
Điều phối viên là vị trí cần thiết trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tùy vào từng mảng hoạt động của doanh nghiệp mà điều phối viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ riêng. Cụ thể đó là:
Điều phối viên ngân hàng
Điều phối viên ngân hàng là gì? Công việc của họ gồm những gì? Đây là vấn đề đang nhận được rất nhiều sự quan tâm hiện nay.
Thực tế, điều phối viên ngân hàng thường sẽ đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến giao dịch khách hàng như sau:
- Chủ động tiếp cận, đón tiếp khách hàng.
- Thăm dò nhu cầu khách hàng, hướng dẫn họ sử dụng các dịch vụ của ngân hàng.
- Quản lý dòng khách hàng lưu thông, xếp hàng theo đúng quy định.
- Xử lý các vấn đề khách hàng gặp phải trong quá trình thực hiện các giao dịch tại ngân hàng.
- Tiễn khách sau khi kết thúc các giao dịch.
- Thu thập các thông tin, đánh giá của khách hàng về dịch vụ ngân hàng.
- Phản ánh lại các vấn đề lên cấp trên để xử lý kịp thời.
👉 Xem thêm: Mô tả công việc Điều phối sản xuất
Điều phối viên sự kiện
Nhân viên điều phối sự kiện đóng vai trò quản lý, điều phối toàn bộ các hoạt động, công tác chuẩn bị trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Công việc của nhân viên điều phối sự kiện thường khá nhiều và phức tạp như là:
- Điều phối về nhân sự thực hiện các mảng âm thanh, ánh sáng, nghệ thuật, MC,… theo kịch bản của chương trình.
- Sắp xếp các công việc cho từng vị trí, làm sao để hạn chế tình trạng trôi thời gian.
- Kết hợp với các bên báo chí, truyền thông để họ làm việc không ảnh hưởng đến khách tham dự.
Điều phối viên sự kiện
Điều phối viên văn phòng
Các điều phối viên văn phòng có thể được xem là người phụ trách mảng văn thư. Họ sẽ đảm bảo cho hoạt động trong công ty được diễn ra tốt nhất. Trong vai trò này thì điều phối viên văn phòng thường sẽ làm nhiệm vụ như là:
- Chào hỏi, đón tiếp khách hàng khi đến văn phòng.
- Trả lời điện thoại, lên lịch hẹn khách hàng, trao đổi với các thành viên trong công ty.
- Chuyển tài liệu đến các cơ quan, đơn vị khi cần thiết.
- Điều phối các hoạt động chuẩn bị cho cuộc họp trong công ty.
- …
👉 Xem thêm: Coordinator là gì? Các công việc liên quan đến Coordinator
Điều phối viên vận tải
Nhân viên điều phối vận tải hay còn được biết đến là những người điều phối viên giao hàng. Nhiệm vụ của họ xoay quanh việc sắp xếp hàng hóa sao cho giao đến đúng địa điểm. Điều phối viên vận tải có trách nhiệm hướng dẫn đội ngũ tài xế, các nhân viên kỹ thuật xe, chuyên viên giao nhận hàng hóa,… thực hiện công việc. Cụ thể công việc hàng ngày của họ bao gồm:
- Tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng, cấp trên liên quan đến vận tải.
- Phụ trách việc tìm kiếm xe, ghi chú nơi gửi – nơi nhận hàng hóa, theo dõi tiến trình di chuyển và cập nhật thường xuyên.
- Chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ những vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng như là hỏng xem hàng chuyển đi chậm,…
- Tham gia đóng góp các ý kiến, gửi phản hồi của khách hàng lên cấp trên.
Mách bạn kinh nghiệm làm điều phối hiệu quả
Công việc của điều phối viên khá nhiều và vất vả. Do đó, để có thể hoàn thành thật tốt các nhiệm vụ được giao, các bạn sẽ cần phải không ngừng trau dồi, tích lũy kinh nghiệm cho bản thân mình. Với những ai mới vào nghề thì cần lưu ý một số vấn đề, kinh nghiệm điều phối hàng hóa hiệu quả, điều phối sự kiện hay công việc văn phòng,… như sau:
- Điều phối viên cần nắm thật rõ toàn bộ các yêu cầu liên quan đến hoạt động điều phối. Ví dụ điều phối hàng hóa thì cần biết được số lượng hàng là bao nhiêu, cần chuyển đi những đâu, khách hàng là ai, phương thức vận chuyển như thế nào?,…
- Công việc điều phối nghe thì khá đơn giản, chỉ cần “chỉ tay năm ngón” yêu cầu các nhân viên, bộ phận khác thực hiện. Tuy nhiên, thực tế công việc này đòi hỏi nhiều về tư duy, khả năng sắp xếp công việc hợp lý. Chính vì vậy, để hoạt động điều phối hiệu quả, các bạn sẽ cần đảm bảo sự tập trung trong quá trình làm việc, tránh phân tâm, sao nhãng làm ảnh hưởng đến hiệu quả cuối cùng.
- Để hoạt động điều phối hiệu quả, các bạn cần lên kế hoạch làm việc chi tiết, rõ ràng trước khi diễn ra các hoạt động. Đây là việc rất cần thiết, quyết định đến kết quả cuối cùng của hoạt động điều phối.
👉 Xem thêm: Tổng vụ là gì? Công việc và kỹ năng cần có của nhân viên tổng vụ
Bài viết trên đây đã cung cấp chi tiết các thông tin liên quan đến vị trí điều phối viên. Mong rằng các bạn sẽ hiểu rõ hơn về công việc, kinh nghiệm để làm điều phối hiệu quả nhất.
