Hiện nay, không ít doanh nghiệp đưa ra các chính sách quản lý hoạt động sử dụng mạng xã hội của nhân viên trong quá trình làm việc. Vậy điều đó có nên hay không? Và doanh nghiệp nên áp dụng chính sách mạng xã hội dành cho nhân viên như thế nào cho phù hợp?

Chính sách mạng xã hội nghĩa là gì?

Có thể thấy, trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc sử dụng mạng xã hội cho các hoạt động giải trí, tìm kiếm thông tin, thậm chí là học tập, làm việc,… đều đang rất phổ biến. Tuy nhiên, đối với một số lĩnh vực, ngành nghề đặc thù thì sử dụng mạng xã hội trong giờ có thể gây ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả công việc. Sâu xa hơn, điều này sẽ tiềm ẩn những nguy cơ làm giảm sự uy tín, danh tiếng của công ty.

Chính vì vậy, nhiều đơn vị đã đặt ra “chính sách mạng xã hội” nhằm quản lý của nhân viên. Hiểu đơn giản thì đây chỉ là những quy định, yêu cầu về việc dùng mạng xã hội trong giờ làm việc. Nó sẽ giới hạn một số hoạt động, nội dung mà nhân viên có thể đăng tải cũng như hạn chế việc sử dụng mạng xã hội tại nơi công sở. Trong trường hợp nhân viên dùng mạng xã hội và gây ảnh hưởng đến công ty thì sẽ có sự nhắc nhở, xử phạt theo đúng quy định, chính sách đã đưa ra.

👉 Xem thêm: Mạng xã hội – Cầu nối hiệu quả giữa ứng viên và nhà tuyển dụng

Có nên áp dụng chính sách mạng xã hội cho nhân viên không?

Rất nhiều nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp đang băn khoăn rằng có nên áp dụng các chính sách mạng xã hội dành cho nhân viên hay không? Điều này liệu có quá nghiêm ngặt và khiến nhân viên không thoải mái?

Thực tế, hầu hết mỗi nhân viên trong các công ty đều sở hữu tài khoản mạng xã hội riêng của họ. Và cũng chưa có luật nào quy định doanh nghiệp được phép can thiệp quá sâu vào cách họ sử dụng, đăng tải nội dung lên nền tảng này. Tuy nhiên, với các vấn đề liên quan đến công việc, thời gian làm việc tại văn phòng thì công ty có thể đưa ra một số chính sách, làm sao để đảm bảo nhân viên làm việc một cách hiệu quả nhất.

Ví dụ như công ty yêu cầu nhân viên không đăng tải những dữ liệu, thông tin bảo mật, hợp đồng, dự án, nói xấu,… làm lộ chiến lược hoạt động, phát triển cũng như ảnh hưởng đến danh tiếng, hình ảnh công ty. Và với các trường hợp này, nếu vi phạm, nhân viên sẽ phải chịu một hình phạt nào đó, nhẹ thì nhắc nhở, khiển trách, còn nặng hơn thì sẽ phải đền bù tổn hại cho công ty,…

👉 Xem thêm: Sử dụng LinkedIn cho doanh nghiệp như thế nào?

Doanh nghiệp nên áp dụng chính sách mạng xã hội cho nhân viên như thế nào?

Việc áp dụng chính sách mạng xã hội cho nhân viên là điều cần thiết mà các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện. Dù nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân hay của công ty cho mục đích công việc thì cũng cần đảm bảo tránh ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, gây tổn hại cho tổ chức. Vậy nên bắt đầu chính sách này như thế nào?

Trước hết, về phạm vi áp dụng, doanh nghiệp nên triển khai cho toàn bộ các nhân viên với tất cả các nền tảng mạng xã hội (Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, Tiktok, Blog,…). Chính sách này có thể căn cứ trên 2 hành động sử dụng mạng xã hội đó là: mạng xã hội cá nhân tại nơi làm việc và đại diện cho công ty qua mạng xã hội.

Với trường hợp sử dụng mạng xã hội cá nhân

Như đã đề cập ở trên, công ty không thể cấm cản hoàn toàn việc nhân viên sử dụng mạng xã hội. Tuy nhiên, với bất kỳ hành động nào, nhân viên cũng cần phải có trách nhiệm, đảm bảo được năng suất hiệu quả. Vì dù là dùng mạng xã hội để làm việc hay giải trí thì bạn cũng có thể bị phân tâm bởi khối lượng thông tin lớn cùng các nội dung hấp dẫn trong đó. Vậy nên, với nhóm đối tượng này, doanh nghiệp có thể quy định như sau:

• Nhân viên trong công ty cần hạn chế sử dụng mạng xã hội trong giờ hành chính, ngoài phạm vi công việc.
• Các nhân viên cần cẩn thận khi đăng tải bài đăng, bình luận hay chia sẻ nội dung liên quan đến công việc, công ty lên mạng xã hội.
• Với những thông tin đăng tải về đồng nghiệp, ẩn ý về nhân sự, công ty,… và có nguy cơ vi phạm chính sách sử dụng mạng xã hội tại nơi làm việc, gây ra khó khăn trong hợp tác giữa mọi người sẽ bị xử phạt tùy theo mức độ.

Ngoài ra, một vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai, áp dụng chính sách mạng xã hội tại nơi làm việc đó là đảm bảo mọi người đều hiểu tài khoản cá nhân sẽ không đại diện cho công ty. Do đó, không nhân viên nào được phép lấy tư cách của công ty để đăng tải thông tin, vấn đề bất lợi lên mạng xã hội cá nhân.

👉 Xem thêm: 5 sai lầm trên mạng xã hội có thể cản trở sự nghiệp của bạn

Với trường hợp sử dụng mạng xã hội của công ty

Đối với các trường hợp nhân viên sử dụng mạng xã hội của công ty để phục vụ cho các hoạt động Social nhằm nâng cao, quảng bá thương hiệu, hình ảnh thì doanh nghiệp cần có chính sách áp dụng riêng. Các nhân viên này có thể thoải mái, tự do dùng tài khoản chung đó để đăng tải thông tin cần thiết, liên quan đến công việc, công ty, song các bạn cũng cần phải cẩn thận, tuân thủ theo quy định, có trách nhiệm để phát huy được những hình ảnh tốt đẹp nhất của công ty.

Cụ thể, các trường hợp dùng mạng xã hội của công ty, nhân viên sẽ cần:

• Luôn phải tôn trọng, lịch sự và kiên nhẫn khi thay mặt, đại diện cho công ty tham gia các cuộc trò chuyện trên mạng xã hội. Nhân viên cần phải cẩn trọng trong vấn đề tuyên bố, hứa hẹn với khách hàng, đối tác.
• Tránh đăng tải, đề cập đến thông tin ngoài chuyên môn của mình, không trả lời những câu hỏi ngoài phạm vi trách nhiệm.
• Các nhân viên cần phải tuân thủ theo đúng chính sách về bảo mật thông tin, dữ liệu của công ty, luật sở hữu trí tuệ, bản quyền,… đối với các bài đăng lên mạng xã hội.
• Với các nội dung quan trọng, nhân viên sẽ cần thông qua trưởng bộ phận liên quan trước khi đăng tải, chia sẻ.
• Tránh xóa hay bỏ qua các bình luận quan trọng mà không có lý do, đặc biệt là những bình luận từ khách hàng.
• Tuyệt đối không được đăng tải nội dung, bình luận về vấn đề phân biệt đối xử, hành vi xúc phạm, bôi nhọ ai đó trên mạng xã hội bằng tài khoản công ty.
• Không được chỉnh sửa, xóa nội dung nào gây hiểu nhầm hay sai lệch thông tin.
• Không dùng tài khoản mạng xã hội của công ty cho mục đích cá nhân (đăng ảnh, nội dung về bản thân, gia đình, bạn bè,…).

Trong chính sách này, doanh nghiệp cũng cần có quy định về kỷ luật, xử phạt nếu các nhân viên vi phạm như:

• Công ty sẽ theo dõi, quản lý toàn bộ các bài đăng trên tài khoản mạng xã hội của công ty.
• Nhân viên vi phạm chính sách, tùy vào mức độ ảnh hưởng đến công ty mà sẽ phải chịu trách nhiệm, bị xử phạt theo quy định, nặng nhất có thể là chấm dứt hợp đồng lao động.

👉 Xem thêm: Kết bạn với đồng nghiệp trên mạng xã hội, nên hay không?

Thực tế, tùy vào mục tiêu, định hướng hoạt động của các doanh nghiệp mà chính sách mạng xã hội dành cho nhân viên có thể triển khai, áp dụng khác nhau. Song, tất cả đều cần đảm bảo nguyên tắc làm sao không gây ảnh hưởng tiêu cực đến công việc, tên tuổi, danh tiếng của công ty. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây của RaoXYZ sẽ hữu ích với bạn đọc đang quan tâm đến vấn đề này.