Bạn đã tìm thấy công việc thực tập hoàn hảo và giờ là lúc để nộp đơn và trúng tuyển vị trí này nhưng việc viết CV và cả cover letter đều rất mới mẻ với bạn? Bạn không biết phải làm sao để có thể chinh phục nhà tuyển dụng và nhận lấy cơ hội phỏng vấn? CV xin việc và cover letter được cho là rất khó viết, ngay cả khi bạn đã có kinh nghiệm làm việc, xin việc một thời gian dài. Tham khảo cách viết cover letter xin thực tập chuẩn sau đây của RaoXYZ để được hướng dẫn chi tiết và chính xác nhé.

Hướng dẫn cách viết Cover Letter xin thực tập chuyên nghiệp, ấn tượng

I. Khi nào cần viết Cover Letter xin thực tập?

Trước tiên, nếu bạn đang tự hỏi liệu mình có thực sự cần đến cover letter (thư xin việc/ thư ứng tuyển) khi xin thực tập hay không thì câu trả lời là "Có". Chuẩn bị cover letter cũng giống như một bước không thể thiếu trong quá trình xin việc dù là thực tập hay công việc chính thức. Nhà tuyển dụng sẽ xem xét CV của bạn, thư xin việc và thậm chí là liên hệ với người tham chiếu của bạn để xác nhận thông tin, từ đó quyết định xem bạn có đáp ứng được các yêu cầu cho vị trí cụ thể đó hay không.

Kết quả một cuộc khảo sát tại Mỹ cho thấy, đa số nhà tuyển dụng đều dành thời gian đọc kỹ cover letter của ứng viên và có tới 56% các nhà tuyển dụng thích ứng viên gửi kèm cover letter cùng với CV xin việc. Điều này được giải thích là vì thư xin việc cho phép ứng viên bổ sung thêm thông tin cần thiết không có trong CV cũng như cơ hội để giải thích bằng lời cách diễn đạt mềm mại và thuyết phục hơn về học vấn, kinh nghiệm, những điểm mạnh và mức độ phù hợp của bạn với vị trí ứng tuyển.

II. Cách viết Cover Letter xin thực tập

1. Tôn trọng định dạng của cover letter tiêu chuẩn

Trước khi có thể tập trung vào nội dung cover letter của mình, trước tiên bạn nên đảm bảo rằng mình đang sử dụng đúng định dạng. Nếu không, thư xin việc của bạn sẽ không đảm bảo tính logic và hợp lý, nhà tuyển dụng cũng sẽ khó theo dõi dòng suy nghĩ của bạn.

Định dạng cover letter xin thực tập nên tuân theo một số nguyên tắc là:

• Bao gồm tiêu đề và thông tin liên hệ: Họ tên đầy đủ, email chuyên nghiệp, số điện thoại và hồ sơ LinkedIn của bạn (nếu có). Bên dưới thông tin liên hệ, bạn nên thêm ngày tháng và thông tin của người nhận (tên và chức danh của nhà tuyển dụng, tên công ty/ tổ chức và địa chỉ thực của họ).
• Lời chào nhà tuyển dụng: Chào nhà tuyển dụng bằng "Dear Sir/ Madam" là cách phổ biến, nhưng không phải là cách tiếp cận tốt nhất. Bạn muốn cho nhà tuyển dụng biết rằng mình đã thực hiện các nghiên cứu về công ty và cơ hội nghề nghiệp, đồng thời bày tỏ sự tôn trọng của mình thì nên chào họ bằng tên (nếu có thể tìm ra) hoặc viết rõ rằng "Kính gửi Phòng Marketing/ Phòng Nhân sự Công ty [tên công ty]".
• Lời mở đầu: Lời mở đầu trong cover letter của bạn nên ngắn gọn, đồng thời phải chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý. Tại đây, bạn giới thiệu bản thân, đề cập đến vị trí bạn đang ứng tuyển và có thể là một hoặc hai thành tích quan trọng. Nếu chưa muốn nói tới thành tích ở phần này thì bạn có thể nhắc về việc bạn đã thấy thông tin tuyển dụng ở đâu, qua kênh nào.
• Nội dung chính của cover letter: Phần nội dung thư xin việc thực tập của bạn nên bao gồm 2 đoạn trong đó bạn nêu bật trình độ học vấn, chia sẻ về bộ kỹ năng bạn thành thạo và giải thích cách bạn kết nối, có khả năng phù hợp với môi trường làm việc, văn hóa công ty.
• Kết thúc thư xin việc: Đoạn kết thúc của bạn là cơ hội để bạn đưa ra lời kêu gọi hành động (bày tỏ rằng bạn tha thiết muốn được làm việc cho công ty dù là trong vai trò thực tập, mong đợi được nhận hồi âm và có cơ hội tham dự phỏng vấn,...), đồng thời cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn.
• Gửi lời chào trang trọng: Cuối cùng, bạn hãy kết thúc cover letter của mình bằng một lời chào, chẳng hạn như "Trân trọng" kèm chữ ký. Mặc dù phần này khá đơn giản nhưng bạn đừng quá sơ sài hoặc vô tình bỏ quên nhé.

Cover Letter xin thực tập chuẩn bao gồm những gì?

2. Nêu rõ vị trí mà bạn ứng tuyển trong phần mở đầu cover letter xin thực tập

Không nhà tuyển dụng nào muốn nhận những bức thư xin việc, CV ứng tuyển gửi đại trà, không được cá nhân hóa. Khoảng một nửa nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua hoàn toàn, không đọc cover letter nếu nội dung không được tùy chỉnh cho phù hợp với vai trò bạn đang ứng tuyển.

Một trong những cách dễ nhất để cá nhân hóa cover letter xin thực tập là hãy đề cập đến vai trò bạn ứng tuyển ngay trong phần mở đầu thư. Điều này cho phép bạn chứng tỏ được rằng mình đã điều chỉnh cả nội dung thư xin việc cho riêng vị trí đó. Ngoài ra, bạn cũng khẳng định mong muốn của mình được làm việc cho công ty, đã nghiên cứu từ trước thay vì ứng tuyển một cách ngẫu nhiên.

Ví dụ: "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty CP ABC,

Tôi rất vinh dự khi được ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh Trợ lý Truyền thông tại Phòng Marketing của quý công ty. Tôi có thể tự tin nói rằng dựa trên kinh nghiệm 2 năm làm CTV báo điện tử và kết quả học tập xuất sắc của tôi trong chuyên ngành Báo chí và Truyền thông ở trường đại học, tôi cho rằng mình rất phù hợp với vai trò này".

3. Đề cập đến các từ khóa phù hợp

Khi xem xét CV xin việc và cover letter xin thực tập của bạn, nhà tuyển dụng nào cũng có xu hướng đọc lướt và tìm kiếm các từ khóa. Nếu trong tài liệu bạn gửi chẳng có mấy từ khóa liên quan thì nghĩa là bạn gần như chưa hiểu gì về vị trí công việc. Chẳng hạn, nếu bạn đang nộp đơn xin thực tập trong ngành thiết kế đồ họa, nhà tuyển dụng có thể đang tìm kiếm các từ khóa như "Photoshop", "Illustrator" hoặc "InDesign".

Do đó, điều rất quan trọng là phải đưa các từ khóa phù hợp vào thư xin việc của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là đọc kỹ mô tả công việc thực tập và xem qua các kỹ năng, trách nhiệm để từ đó xác định các từ khóa mà bạn nghĩ nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm. Sau đó, đề cập đến những từ khóa đó trong CV và cover letter xin thực tập của bạn. Bạn cũng có thể gắn các từ khóa chính với các kinh nghiệm, trải nghiệm.

Ví dụ: "Trong thời gian làm biên tập viên cho tờ báo của trường đại học, tôi đã phát triển đáng kể kỹ năng giao tiếp và khả năng làm việc nhóm (teamwork) của mình. Trong hơn 2 năm, tôi phối hợp rất tốt với một nhóm 7 thành viên và hơn 20 CTV trong trường".

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không nên quá lạm dụng các từ khóa, sao cho vừa đủ để nhà tuyển dụng không cảm thấy bạn chỉ đang nói theo mô tả công việc mà họ đã đăng. Lỗi sao chép JD có thể khiến bạn bị loại ngay lập tức.

Nên đề cập đến những từ khóa nào trong Cover Letter?

4. Làm nổi bật trình độ học vấn

Tìm việc làm thực tập sinh nghĩa là bạn hầu như sẽ có rất ít hoặc chưa có kinh nghiệm làm việc trong thực tế. Lúc này, trình độ học vấn, các môn học thế mạnh sẽ là cơ hội tốt nhất để bạn thể hiện rằng mình phù hợp với công việc. Cho nhà tuyển dụng biết loại khóa học bạn đã hoàn thành có liên quan đến công việc thực tập mà bạn đang ứng tuyển sẽ là một điểm cộng lớn cho cover letter của bạn.

Ví dụ: "Là một sinh viên chuyên ngành Thiết kế đồ họa, tôi đã hoàn thành một số khóa học giúp tôi xây dựng portfolio chuyên nghiệp của mình như khóa học Thiết kế & Bố cục với Giao tiếp Trực quan: Lý thuyết và Thực hành. Tôi cũng đã có được kinh nghiệm quý báu khi làm bố cục cho các ấn phẩm online của tạp chí trường trong 3 năm qua".

5. Giới thiệu về bộ kỹ năng của bản thân

Bất kỳ ứng viên nào cũng sẽ có thế mạnh về mặt kỹ năng, điều quan trọng là thế mạnh đó có phải tiêu chí nhà tuyển dụng đang tìm kiếm hay không. Hơn nữa, bạn cũng không thể chỉ liệt kê chung chung rằng mình có kỹ năng quản lý thời gian tốt hay chú ý đến chi tiết mà không gắn nó vào các trải nghiệm cụ thể để tăng tính thuyết phục. Mặc dù các kỹ năng này có thể đã được đề cập đầy đủ trong CV xin việc dưới dạng gạch đầu dòng nhưng bạn vẫn nên làm nổi bật 1, 2 kỹ năng trong cover letter xin thực tập của mình nhé.

Ví dụ: "Trong suốt mùa hè, tôi đã làm thêm tại trung tâm tiếng Anh (có thể kể tên trung tâm) trong vai trò tư vấn và hỗ trợ hành chính. Tôi đã học được rất nhiều về kỹ năng giao tiếp, khả năng giữ bình tĩnh và kiên nhẫn ngay cả khi đối diện với áp lực, đồng thời biết cách chú ý tới chi tiết và quản lý thời gian hiệu quả".

6. Giải thích lý do tại sao bạn phù hợp với vị trí thực tập

Ngoài việc chỉ liệt kê ra trình độ học vấn, bằng cấp và các kỹ năng có ích cho công việc thực tập, bạn cũng nên giải thích lý do tại sao bạn phù hợp với vị trí này - nghĩa là bạn nên kết nối các điểm chung với công ty. Bạn phải hiểu được rằng công ty kỳ vọng gì ở vị trí thực tập sinh và bạn hoàn toàn có khả năng đáp ứng được kỳ vọng đó.

Ví dụ: "Tôi đã trải qua 3 mùa hè làm việc tại Thư viện Quốc gia, nơi tôi được giao nhiệm vụ sắp xếp và phân loại sách dựa trên chủ đề, tác giả và năm xuất bản của chúng, đồng thời hỗ trợ độc giả. Tôi tin rằng kỹ năng và các trải nghiệm ý nghĩa đó thực sự có thể trở thành kỹ năng chuyển đổi để tôi thể hiện xuất sắc tại vị trí thực tập ở bộ phận Hành chính Nhân sự của công ty".

7. Mô tả mục tiêu bạn kỳ vọng đạt được cho bản thân và cho công ty

Ngoài việc thể hiện và chứng minh các kỹ năng của bạn và cách bạn có thể mang lại lợi ích cho công ty, bạn cũng nên giải thích việc nhận được vị trí sẽ mang lại lợi ích cho chính bản thân bạn như thế nào.

Khi nói đến công việc thực tập, đôi khi là do yêu cầu bắt buộc của chương trình học, đôi khi là do ứng viên chủ động tìm kiếm cơ hội, tích lũy kinh nghiệm. Dù thế nào thì thực tập cũng sẽ giúp bạn có thêm được kiến thức chuyên ngành, tạo mạng lưới, phát triển các kỹ năng và xây dựng mối quan hệ. Bạn có thể đề cập trong khoảng 1, 2 câu về mục tiêu của bản thân.

CV xin việc và Cover Letter có gì khác biệt?

III. Đọc lại cover letter xin thực tập trước khi gửi đi

Sau tất cả, khi đã hiểu rõ cách viết cover letter xin thực tập và hoàn thành tài liệu này, bạn cần đảm bảo thư xin việc không có bất cứ sai sót nào. Một lỗi chính tả hoặc ngữ pháp có thể không khiến bạn bị loại, nhưng đồng thời, nó cũng có thể sẽ khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ về sự chuyên nghiệp của bạn. Đọc lại thật kỹ và có thể nhờ đến bạn bè, anh chị đưa ra lời khuyên cũng là một cách hay.

Ngoài ra, bạn cũng đừng quên đảm bảo thiết kế cover letter phù hợp với CV xin việc. Sẽ thật ấn tượng nếu như màu sắc, font chữ của cover letter xin thực tập giống với CV vì có cảm giác đồng nhất đúng không nào.

Trên đây là một số gợi ý cách viết cover letter xin thực tập chuẩn nhất mà RaoXYZ giới thiệu đến bạn. Mong rằng các thông tin sẽ hữu ích trong việc giúp bạn hình dung chính xác và hoàn thành thư xin việc thật chuyên nghiệp.