Bí quyết viết thư ngỏ xin kinh phí không thể từ chối
1. Tìm hiểu thông tin về thư ngỏ xin kinh phí
Thư ngỏ xin kinh phí được hiểu là một bức thư để bạn gửi đến cho các nhà tài trợ với có một mong muốn rằng họ sẽ tài trợ thêm kinh phí, tiền bạc vào sự kiện, chương trình của bạn. Khi bạn muốn tiến hành một sự kiện, chương trình hoạt động nào đó chẳng hạn như chương trình đấu giá từ thiện, chương trình trung thu cho trẻ em, chương trình âm nhạc tuy nhiên điều kiện kinh phí lại không cho phép đủ khả năng để tiến hành diễn ra các hoạt động này hoặc do quy mô chương trình quá to lớn cho nên nó vượt quá khả năng cho phép của bạn. Lúc đó bắt buộc bạn phải viết thư ngỏ xin kinh phí để xin tài trợ từ các nhà tài trợ lớn hơn. Họ sẽ cung cấp đến cho bạn cả về vật chất lẫn tinh thần hay trang thiết bị để tiến hành chương trình ấy.
Khác với các là thư tình cảm mà bạn viết cho người thân, người thương mẫu thư ngỏ xin kinh phí không có sự mơ màng, sướt mướt như truyện cổ tích cũng không cứng nhắc và khô khan như các lá thư mà ứng viên gửi cho nhà tuyển dụng thì thư ngỏ xin kinh phí cần thể hiện được sự niềm tin, tin tưởng rằng đơn vị của bạn hoàn toàn xứng đáng để nhận được sự tài trợ khác, những lợi ích mà phía học sẽ nhận được khi đầu tư tài trợ bên bạn. Không nên đặt nặng quá vấn đề tiền bạc và cũng không quá trình cảm, lợi ích cá nhân trong lá thư này mà cần thể hiện một sự tinh tế, khéo léo nhất.
2. Bật mí cách viết thư ngỏ xin kinh phí thành công
Đối với những ai chưa từng một lần viết thư ngỏ xin kinh phí hay những ai đã từng viết nhưng lại thất bại thì giờ đây không cần qua lo lắng bởi chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong nội dung ngày hôm nay. Một lá thư ngỏ xin kinh phí cấu trúc gồm có 3 phần đó là chuẩn bị xin kinh phí, hiểu rõ về cấu trúc của lá thư và cuối cùng là hoàn chỉnh nội dung. Cùng đi chi tiết vào kỹ nội dung từng phần trong thông tin dưới đây.
2.1. Chuẩn bị xin kinh phí
2.1.1. Xác định rõ mục tiêu hướng đến
Bạn cần phải tự trả lời được những câu hỏi sau trước khi bắt tay vào viết lá thư ngỏ xin kinh phí:
- Bạn hy vọng rằng mình nhận được điều gì tại lá thư ngỏ xin kinh phí?
- Vì sao lá thư này quan trọng với bạn và bạn muốn được xin kinh phí cho mục đích nào?
- Bên nhà tài trợ kinh phí chó bạn sẽ nhận được những lợi ích gì?
Đây là một vài câu hỏi cần thiết bạn cần phải tự trả lời được khi đặt bút viết thư ngỏ xin tài trợ, lá thư cần phải đi vào đúng trọng tâm, rõ ràng bởi sẽ không có bất kỳ một nhà tài trợ có thời gian rảnh để đọc hết những nội dung dài dòng đó, sẽ không hề có hiệu quả nếu như bạn không đi thẳng vào vấn đề. Ngoài ra người viết thư cũng cần hiểu rõ được mục tiêu mình mong muốn là gì bởi lá thư này có hồi âm chính là một lá thư mang ý nghĩa nghĩa thuyết phục nhất định để nhà tài trợ cảm thấy hoàn toàn xứng đáng để bỏ tiền bạc, thời gian ra đầu tư.
2.1.2. Liệt kê danh sách nhà tài trợ
Người viết cần phải liệt kê ra một danh sách tên các nhà tài trợ mà bạn có thể viết thư ngỏ xin kinh phí và rất có khả năng họ sẽ đồng ý khi đọc được lá thư bạn gửi. Xuất hiện rất nhiều nhà tài trợ và có nhiều lý do khác nhau để họ giúp đỡ bạn có thể để quảng cáo pr cho công ty, doanh nghiệp hoặc cũng có thể vì một lý do cá nhân đặc biệt nào khác tuy nhiên vì bất cứ một nguyên nhân nào thì bạn cũng không nên bỏ qua bước này nhé.
Một số chú ý khi bạn tiến hành lên danh sách nhà tài trợ như:
- Cần phải coi trọng những mối qua hệ cá nhân thay vì đặt hết sự quan tâm đến mối quan hệ của mình với đồng nghiệp, với doanh nghiệp bởi biết đâu họ chính là người có khả năng nhiều nhất có thể giúp đỡ bạn.
- Hãy chú trọng và quan tâm nhiều hơn đến doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa thay vì chú trọng vào các doanh nghiệp lớn bởi điều đó sẽ đem lại khá là nhiều lợi ích cho việc kinh doanh trong công ty, doanh nghiệp.
- Phát huy tinh thần cũng như khả năng teamwork làm việc nhóm tăng cao, hãy chia đều cả danh sách các nhà tài trợ cho đồng đội nếu như bạn là người làm việc theo nhóm để họ có thể tự liên lạc được với bên tài trợ. Có như thế thì mới phát huy được tình thần làm việc theo nhóm và tiết kiệm thời gian hiệu quả.
2.1.3. Chắc chắn với điều bạn mong muốn và đề nghị
Có vô vàn nhà tài trợ và hình thức tài trợ kinh phí khác nhau có thể qua tiền mặt, trang bị cơ sở vật chất, tài trợ thêm nhân lực, địa điểm, sản phẩm,... Do đó mà bạn cần phải tiến hành thể hiện chính xác về mục đích bạn mong muốn để xin tài trợ là gì để phía học xem xét mong muốn của bạn và cần nhắc kỹ có thể đáp ứng được nó hay là không.
Thông thường với các lá thư ngỏ xin kinh phí có các mức tài trợ mà có thể lựa chọn từ nhà tài trợ, đây cũng là yếu tố lợi thế hỗ trợ cho những doanh nghiệp nhỏ họ vẫn có thể tài trợ cho bạn dù không có nhiều kinh phí. Cần xác định rõ về lợi ích doanh nghiệp sẽ nhận được tại các mức tài trợ khác nhau, họ sẽ nhận lại được lợi ích lớn hơn nếu tài trợ lớn hơn. Bạn có thể tiến hành quảng cáo, công khai ngay trong chương trình về doanh nghiệp tài trợ đó qua treo biển logo công ty,... đây cũng thuộc một trong số các lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được.
2.2. Nắm rõ bố cục lá thư ngỏ xin kinh phí
2.2.1. Tham khảo thêm các lá thư ngỏ xin kinh phí khác
Về cấu trúc cơ bản nếu như bạn chưa chắc chắn thì có thể tham khảo các lá thư ngỏ xin kinh phí khác qua công cụ tìm kiếm trên google. Hiện nay tốc độ của internet phát triển rất nhanh cho nên bạn sẽ dễ dàng tìm được một lá thư ngỏ xin kinh phí chuẩn. Hãy lựa chọn các trang miễn phí để tìm hiểu để không phải trả bất kỳ khoản phí nào để tham khảo nhé.
Đối với lá thư ngỏ xin kinh phí của người khác bạn không nên copy toàn bộ bởi đó sẽ có những nhà tài trợ khác nhau, chương trình cần tài trợ cũng khác nhau và các lợi ích mà bên họ nhận được cũng hoàn toàn khác.
2.2.2. Chọn lối diễn đạt thích hợp
Để có một lối diễn đạt sao cho thất thích hợp thì cần phải phải xem đối tượng nhận lá thư ngỏ xin kinh phí đó là ai. Mặc dù vậy bất kỳ ai nhận lá thư này bạn cũng phải thể hiện chuyên nghiệp trong cách diễn đạt để tạo nên một ấn tượng thật tốt để thu hút, không nên quá lạm dụng cách diễn đạt thông thường hay được sử dụng.
Để thể hiện sự trang trọng hãy viết văn bản có in hình tên tổ chức, logo còn nếu như viết lá thư này cho chính mình thì ngay đầu thư in tên của mình.
2.3. Hoàn chỉnh nội dung thư
2.3.1. Lời chào
Mở đầu lá thư ngỏ xin kinh phí bạn cần giới thiệu khái quát sơ qua về doanh nghiệp hay bản thân mình để nhà tài trợ biết bạn là ai và có thông tin ra sao. Bạn không nên mặc đình rằng nhà tài trợ sẽ biết rõ bạn là ai, dù có như thế nào thì mở đầu lá thư bước này vẫn rất cần thiết.
Tiếp theo cần trình bày và liệt kê một vài thành tựu đáng kể mà tổ chức của bạn đã đạt được trong thời gian qua để chứng minh cho nhà tài trợ thấy sẽ không có bất kỳ một rủi rõ nào ập đến. Nói về mục đích và cách sử dụng nguồn kinh phí đó của bạn ra sao cả về vật chất hay tiền bạc.
2.3.2. Nói về lợi ích nhận được của nhà tài trợ
Bạn hãy cho nhà tài trợ hiểu rõ được những lợi ích nào họ có thể nhận lại nếu như đồng ý tài trợ kinh phí cho bạn. Tại giữa bức thư nên đề cập nội dung nào, giải thích rõ rằng chương trình hay sự kiện đó của bạn có được phát trên tivi đài báo hay không và nó nằm ở kênh nào.
2.3.3. Cung cấp thông tin cơ bản về sự kiện cho nhà tài trợ
Cần cho phía nhà tài trợ hiểu rõ được chương trình, sự kiện tổ chức địa điểm tại đâu, có khách mời ra sao, mục đích như thế nào và chương trình đó tên gì. Sẽ rất tuyệt vời và diễn ra tốt đẹp nếu như có sự góp mặt của họ trong chương trình, sự kiện.
Không quên dành lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới nhà tài trợ trong cuối thư, nó sẽ thể hiện cách làm việc của bạn vô cùng chuyên nghiệp.
Trên đây là một số thông tin dành chia sẻ cho những ai đang quan tâm đến cách viết thư ngỏ xin kinh phí. Cảm ơn đã theo dõi timviec365.net và hẹn gặp lại trong những bài viết kế tiếp để biết thêm nhiều nội dung thú vị hơn nhé.
