Thư ký tổng giám đốc được coi là cánh tay phải đắc lực của giám đốc. Vậy thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ? Công việc của thư ký tổng giám đốc là gi? Bí quyết để trở thành thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp ra sao? Để trả lời cho câu hỏi đó mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây của RaoXYZ.

I. Công việc của một thư ký tổng giám đốc là gì?

Thư ký tổng giám đốc (General Manager's Secretary/Secretary to General Manager) hỗ trợ công việc cho Tổng giám đốc, thực hiện các trách nhiệm liên quan đến công tác văn thư, nghe nhận điện thoại và các công việc hành chính khác, đóng vai trò như một người đại diện của văn phòng điều hành. Thư ký tổng giám đốc phải có định hướng chi tiết, có khả năng làm việc đa nhiệm. Thư ký tổng giám đốc cũng thường điều phối dự án, công việc giữa các phòng ban và đóng vai trò là người liên lạc giữa sếp tổng và các bộ phận, phòng ban khác trong công ty.

Thư ký tổng giám đốc thường là vị trí việc làm ở các công ty và tập đoàn lớn, vì các công ty nhỏ thường sử dụng trợ lý giám đốc thay vì duy trì cơ cấu nhân sự phân quyền từ Tổng giám đốc xuống. Công việc của Thư ký tổng giám đốc ở các công ty khác nhau sẽ khác nhau nhưng về cơ bản thì họ làm các nhiệm vụ sau:

• Lên kế hoạch, sắp xếp lịch hẹn, đón tiếp khách hàng, đối tác.
• Thực hiện các công việc đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp trong các chuyến công tác.
• Tham mưu, tư vấn và đề xuất cho tổng giám đốc các giải pháp, phương hướng xử lý, giải quyết công việc.
• Soạn thảo văn bản, hợp đồng, biên dịch các tài liệu, công văn.
• Phiên dịch cho sếp trong các cuộc họp.
• Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của sếp.
• Tham dự các cuộc họp và ghi chép các thông tin quan trọng.
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý các cuộc gọi, thông tin, tài liệu từ các bên đối tác và các phòng ban.
• Thay mặt sếp xử lý và trả lời câu hỏi của các bên truyền thông cũng như các bên đối tác.
• Thay mặt sếp quyết định các công việc quan trọng trong trường hợp sếp vắng mặt.
• Trong một số doanh nghiệp, thư ký tổng giám đốc còn kiêm cả nhiệm vụ giám sát các hoạt động của các phòng ban.

II. Thư ký tổng giám đốc có yêu cầu kỹ năng, bằng cấp cao không?

Vị trí thư ký tổng giám đốc yêu cầu các ứng viên ứng tuyển phải đạt trình độ chuyên môn tốt nghiệp đại học chuyên ngành về kinh tế, quản trị kinh doanh, ngoại thương, ngoại ngữ. Bên cạnh đó, thư ký tổng giám đốc cần đáp ứng các yêu cầu khác như:

1. Yếu tố ngoại hình

Khác với đa số các vị trí khác chủ yếu tập trung vào năng lực làm việc, vai trò Thư ký tổng giám đốc thường yêu cầu yếu tố ngoại hình của ứng viên. Nguyên nhân là vì Thư ký tổng giám đốc gần như là người giúp đỡ đắc lực nhất của Tổng giám đốc trong sắp xếp công việc hàng ngày và trong các trường hợp cần tiếp đón đối tác, khách quý đến bàn việc làm ăn với công ty. Nói cách khác thì Thư ký tổng giám đốc trong nhiều tình huống sẽ là "bộ mặt" của phòng Tổng giám đốc, có thể phần nào đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

Khi tuyển Thư ký tổng giám đốc, các công ty thường liệt kê rõ yêu cầu về mặt ngoại hình, về cơ bản sẽ là ứng viên khoảng bao nhiêu tuổi, chiều cao, gương mặt ưa nhìn.

Để dễ dàng tìm việc thư ký các bạn ứng viên cần có trình độ và kỹ năng nhất định

2. Kỹ năng ngoại ngữ

Một phần công việc của Thư ký tổng giám đốc, nhất là tại những công ty nước ngoài là biên phiên dịch tài liệu cho Tổng giám đốc. Kỹ năng ngoại ngữ cũng là một yêu cầu đối với vị trí này, chủ yếu là kỹ năng giao tiếp và biên phiên dịch bằng tiếng Anh. Những ứng viên có nền tảng ngoại ngữ tốt, có chứng chỉ tiếng Anh và biết ngoại ngữ thứ hai sẽ có lợi thế khi ứng tuyển vị trí Thư ký tổng giám đốc.

3. Kỹ năng hành chính văn phòng

Nhiệm vụ chính của Thư ký tổng giám đốc là lo liệu giấy tờ, quản lý công văn, soạn thảo và in ấn các tài liệu theo yêu cầu của Tổng giám đốc. Kỹ năng hành chính văn phòng bao gồm khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản theo tiêu chuẩn, sử dụng các thiết bị văn phòng, giao tiếp khéo léo, linh hoạt và làm tốt các công việc có tính chất hỗ trợ khác.

Thường thì kỹ năng hành chính văn phòng không cần phải đào tạo chuyên nghiệp mà bạn có thể học hỏi và hoàn thiện dần trong quá trình làm việc thực tế. Tuy vậy, sự cẩn thận và chú ý đến chi tiết, khả năng thích nghi nhanh sẽ giúp bạn rèn luyện để sớm thành thạo kỹ năng này.

4. Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc

Thư ký tổng giám đốc không chỉ cần có kỹ năng quản lý thời gian làm việc của bản thân tốt mà còn phải biết cách sắp xếp lịch trình, nhắc nhở các cuộc hẹn, cuộc họp cho Tổng giám đốc. Khả năng nhìn nhận và xác định các nhiệm vụ ưu tiên, ý thức về giờ giấc và thời gian, tuân thủ các quy tắc trong văn phòng sẽ giúp công việc được hoàn thành suôn sẻ.

5. Kỹ năng giao tiếp khéo léo

Thư ký tổng giám đốc làm việc và tiếp xúc với Tổng giám đốc - một trong những quản lý cấp cao nhất của công ty. Bạn phải có sự tự tin khi giao tiếp với sếp tổng, vừa phải khéo léo khi phụ trách truyền đạt thông tin đến các bộ phận, phòng ban. Một Thư ký tổng giám đốc giỏi là người có thể khéo léo, tinh tế trong khi tương tác với tất cả mọi người trong văn phòng, không kiêu ngạo cũng không khúm núm.

III. Bí quyết để trở thành Thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp​

Ngoài kỹ năng chuyên môn liên quan đến công việc, một nhân viên thư ký giám đốc chuyên nghiệp còn phải trang bị các kỹ năng mềm khác, xử lý các vấn đề trong công việc và trong giao tiếp hàng ngày với các bộ phận, nhân viên khác một cách khéo léo và mềm dẻo, tránh gây xung đột, cãi vã tại nơi công sở.

Chưa kể trong một số trường hợp thư ký là người tham mưu, gợi ý các đề xuất, giải pháp cho sếp, giúp sếp giải quyết các vấn đề trong công việc. Vì thế họ phải có chính kiến riêng của mình, không thể thể hiện mình là người ba phải.
Cuối cùng bí quyết để trở thành thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp là đừng ngại ngần việc cọ xát để trau dồi và bồi dưỡng cho mình các kiến thức, kỹ năng trong công việc cũng như các kỹ năng mềm cũng như kỹ năng đối nhân xử thế. Không có thành công nào mà không phải trải qua thất bại phải không nào.

IV. Thu nhập của Thư ký tổng giám đốc

Mức lương của Thư ký tổng giám đốc tùy thuộc vào kinh nghiệm, bằng cấp và khả năng ngôn ngữ của ứng viên. Mức lương khởi điểm của một Thư ký tổng giám đốc là từ khoảng 5 triệu/tháng - rất ít người nhận mức lương này. Mức lương phổ biến nhất với vai trò Thư ký tổng giám đốc dao động từ khoảng 9 - 13 triệu/tháng, lương cao nhất có thể lên đến 34 triệu/tháng.

Thu nhập của Thư ký tổng giám đốc tương đối cao so với các nghề nghiệp khác, nhất là khi bạn có thể không cần bằng cấp cao hay trình độ chuyên sâu. Ngoài lương chính thì đôi khi Thư ký tổng giám đốc cũng thường nhận được các khoản thưởng.

V. Triển vọng nghề nghiệp của Thư ký tổng giám đốc

Thư ký tổng giám đốc là một vai trò có nhiều cơ hội phát triển và thăng tiến. Sau vài năm làm việc, bạn có thể được thăng chức lên các vai trò Thư ký trưởng hoặc chuyển sang các vai trò chuyên môn hơn như sang phòng Kinh doanh hoặc phòng Hành chính Nhân sự, làm các vị trí trưởng phòng, giám sát, v.v. Cơ hội tìm việc làm Thư ký tổng giám đốc không bị giới hạn, miễn là bạn liên tục học hỏi và nỗ lực để có thêm kiến thức và kỹ năng.

Trong doanh nghiệp hiện nay bên cạnh vị trí thư ký tổng giám đốc, cũng tuyển dụng thêm rất nhiều vị trí thư ký đảm nhiệm nhiều vị trí khác như nhân viên văn thư, thư ký dự án, thư ký kinh doanh... Đây cũng đều là những công việc có đòi hỏi các ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí này phải có trình độ chuyên môn cao.