Applicant Tracking System là gì? Xu hướng quản lý tuyển dụng thời 4.0 -
Thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ đã tác động không nhỏ đến hoạt động của các lĩnh vực, ngành nghề. Một trong số đó phải kể đến chính là sự ra đời của hệ thống các phần mềm công nghệ – Applicant Tracking System, hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp. Đây được xem là tương lai của ngành tuyển dụng nhân sự trong tương lai. Vậy bạn đã biết Applicant Tracking System là gì chưa?
Giải đáp Applicant Tracking System là gì?
Applicant Tracking System (ATS) được biết đến là một hệ thống quản trị trong tuyển dụng. Đây là công nghệ E – Hiring – một dạng phần mềm ứng dụng nhằm xử lý các vấn đề liên quan đến tuyển dụng.
Hay hiểu một cách đơn giản hơn thì Applicant Tracking System có những nét tương đồng với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Tuy nhiên, điểm khác biệt là CRM sử dụng trong hoạt động Marketing – kinh doanh, còn ATS thì áp dụng trong tuyển dụng nhân sự.
Applicant Tracking System thời kỳ đầu chỉ hoạt động với mục đích là quản lý, giải quyết công việc giấy tờ trên một tập cơ sở dữ liệu. Nó đơn giản chỉ cho phép chúng ta thực hiện các thao tác cơ bản như rà soát CV, theo dõi tiến trình của ứng viên,… Thế nhưng, sau thời gian đổi mới, hệ thống ATS cũng dần hoàn thiện hơn với nhiều tính năng ưu việt.
Giờ đây, ATS hỗ trợ cho nhà tuyển dụng thực hiện đầy đủ nghiệp vụ như thu thập hồ sơ, sàng lọc, xếp hạng, trao đổi với ứng viên, báo cáo hiệu quả tuyển dụng, đưa ra những phân tích, dự báo trong tương lai,… Điều này giúp nhà quản lý nhân sự có thể làm việc một cách khoa học, chuyên nghiệp và hạn chế tối đa những thao tác thủ công trong quá trình làm việc.
👉 Xem thêm: [Khám phá] Cách hoạt động của ATS trong quy trình quản lý tuyển dụng
Ưu điểm của Applicant Tracking System so với spreadsheet truyền thống
Ra đời và phát triển trong thời đại công nghệ được ưu tiên hàng đầu, hệ thống quản lý tuyển dụng Applicant Tracking System được áp dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp bởi những ưu điểm sau:
- Thứ nhất, spreadsheet không tự động nạp các dữ liệu mà cần nhập thủ công. Điều này khiến cho doanh nghiệp tốn rất nhiều nhân lực, thời gian thực hiện. Thay vào đó, Applicant Tracking System cho phép tự động hóa cập nhật toàn bộ thông tin cần thiết của ứng viên, nhân viên theo yêu cầu quản lý. Như vậy, quá trình nhập dữ liệu sẽ diễn ra nhanh chóng và tránh rủi ro hơn so với cách truyền thống.
- Thứ hai, Applicant Tracking System có tính năng tương tác tốt hơn so với spreadsheet. Bởi đơn giản cách làm truyền thống chỉ là nhập dữ liệu theo các thao tác lệnh của người dùng mà không kích thích họ sử dụng, các file sẽ dễ bị thất lạc, bỏ xó nếu môi trường làm việc thiếu thân thiện, không khoa học. Còn với Applicant Tracking System thì hình thức SaaS theo ứng dụng công nghệ 4.0 luôn giao tiếp với người dùng qua thông báo hoặc là tự động đưa ra gợi ý sử dụng.
- Thứ ba, Applicant Tracking System hoạt động dựa trên nền tảng 4.0 với hiệu ứng đám mây, cho phép người dùng có thể lưu trữ, trao đổi thông tin không giới hạn. Đồng thời các thông tin này cũng được bảo mật một cách tuyệt đối. Còn với spreadsheet thì có thể làm phân tán các dữ liệu, quá trình trao đổi tin tức thường bị hạn chế.
Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng Applicant Tracking System?
Việc áp dụng hệ thống Applicant Tracking System trong quá trình quản lý tuyển dụng được xem là rất cần thiết trong thời đại hiện nay. Cụ thể nó mang đến những lợi ích vô cùng lớn như sau:
Quy mô doanh nghiệp mở rộng
Applicant Tracking System giúp cho doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô hoạt động. Đặc biệt, khi nền kinh tế ngày càng phát triển, doanh nghiệp sẽ cần lớn mạnh hơn, lượng cơ sở dữ liệu, thông tin ngày càng phức tạp. Do đó, quá trình giao tiếp, trao đổi với ứng viên cũng sẽ khó khăn hơn nếu áp dụng theo các cách thủ công, truyền thống.
Và sự ra đời của hệ thống ATS được xem là cứu tinh, giúp cho việc lưu trữ, quản lý tuyển dụng được hiệu quả hơn rất nhiều. Bộ phận tuyển dụng sẽ có thể dễ dàng xử lý, giải quyết các vấn đề mà không cần mất nhiều thời gian như trước đây.
Gia tăng hiệu quả tuyển dụng
Việc áp dụng hệ thống quản lý Applicant Tracking System mang đến một lợi ích vô cùng lớn cho doanh nghiệp đó chính là gia tăng hiệu quả tuyển dụng. Các phần mềm ATS này có khả năng quản lý ứng viên tham gia phỏng vấn, đánh giá được năng lực ứng viên qua tiêu chí hồ sơ, tạo các báo cáo định kỳ,… Nhờ đó mà người làm tuyển dụng sẽ có thể tiết kiệm nhiều thời gian, công sức để thực hiện các công việc cần thiết khác.
Tạo trải nghiệm tốt cho ứng viên
Hệ thống Applicant Tracking System giúp doanh nghiệp mang đến những trải nghiệm tốt cho ứng viên. Bởi khi giảm thiểu được thời gian tìm kiếm, tuyển dụng, họ sẽ có thể chăm sóc các ứng viên tận tình, chu đáo hơn. Thêm vào đó, ATS cũng giúp cho quy trình tuyển dụng được tối giản, hỗ trợ trao đổi thông tin nhanh, tiện lợi qua ứng dụng như email phản hồi, chatbox,…
Hỗ trợ quản lý tuyển dụng
Ngoài ra, ATS còn giúp quá trình quản lý tuyển dụng được hiệu quả, rõ ràng hơn. Toàn bộ lịch sử trao đổi với ứng viên đều được lưu lại, có thể kiểm tra, rà soát. Báo cáo kết quả tuyển dụng cũng được tự động cập nhật, giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được các vấn đề nhanh và chính xác.
Như vậy, với những lợi ích vô cùng to lớn trên thì các nhà lãnh đạo, tuyển dụng hay nhanh chóng lựa chọn ngay cho mình một phần mềm phù hợp cho quá trình quản lý nhân sự thôi nào!
👉 Xem thêm: Cách đánh bại ATS – Bí quyết giúp ứng viên chinh phục việc làm
Bí quyết lựa chọn Applicant Tracking System phù hợp
Có thể thấy, Applicant Tracking System là một hệ thống với tính năng ưu việt mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua. Tuy nhiên, làm sao để lựa chọn được phần mềm tốt, phù hợp với cơ chế, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp? Đây có lẽ là vấn đề mà không ít nhà tuyển dụng đang băn khoăn, trăn trở. Vậy thì hãy cùng theo dõi ngay bí quyết dưới đây nhé!
Trước hết, các doanh nghiệp, nhà tuyển dụng sẽ cần phải nắm bắt rõ hệ thống phần mềm Applicant Tracking System có 2 loại là offline (cài đặt lên server của doanh nghiệp) và online. Mỗi loại này sẽ có ưu điểm riêng. Thế nhưng, phần mềm online vẫn được ưa chuộng hơn trong các doanh nghiệp.
Để có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất, nhà quản lý doanh nghiệp sẽ cần phải trả lời những câu hỏi như sau:
- Quy trình tuyển dụng đang áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào?
- Doanh nghiệp có đang gặp vấn đề gì khi tuyển dụng nhân sự hay không?
- Doanh nghiệp đang mong muốn những tính năng như thế nào ở một phần mềm hỗ trợ quản lý tuyển dụng?
- Ngân sách mà doanh nghiệp có thể sử dụng cho phần mềm quản lý tuyển dụng là bao nhiêu?
Sau khi đã có câu trả lời cho những vấn đề trên, doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu về các nhà cung cấp phần mềm để so sánh ưu – nhược điểm cũng như khả năng đáp ứng tiêu chí, yêu cầu của mình. Từ đây, việc lựa chọn ra một phần mềm lý tưởng, phù hợp sẽ không phải quá khó khăn.
Top các phần mềm Applicant Tracking System tốt nhất hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm Applicant Tracking System được sử dụng trong doanh nghiệp. Mỗi loại sẽ có những tính năng và ưu điểm riêng, phù hợp cho từng mô hình hoạt động. Dưới đây là tổng hợp các phần mềm tốt và phổ biến nhất, mời bạn đọc cùng tham khảo.
GoHire
GoHire là phần mềm cung cấp tính năng quản lý tuyển dụng nhân sự vô cùng tiện ích cho các doanh nghiệp. Bên cạnh giao diện thân thiện, dễ sử dụng, GoHire còn cung cấp đến cho người dùng những tính năng ưu việt, phục vụ quá trình tuyển dụng trong doanh nghiệp như:
- Hỗ trợ xây dựng website, chuyên trang tuyển dụng riêng dành cho doanh nghiệp.
- Tính năng đăng tin tuyển dụng đa kênh.
- Tự động quản lý ứng viên đến từ nhiều nguồn khác nhau.
- Thiết lập hệ thống báo cáo hiệu suất tuyển dụng đúng chuẩn.
- Tạo nguồn và chăm sóc ứng viên.
Ngoài ra, sử dụng GoHire, doanh nghiệp còn có một “đặc quyền” lớn là có thể đăng tin tuyển dụng lên các trang tuyển dụng uy tín, chất lượng hàng đầu tại Việt Nam RaoXYZ, Indeed, JobsStreet một cách đơn giản, nhanh chóng.
Mức giá cho phần mềm này cũng khá tốt (chỉ từ 15.000.000đ/năm), phù hợp với nhiều doanh nghiệp với quy mô khác nhau.
TÌM HIỂU THÊM VỀ GOHIRE
Oracle Taleo
Đây được biết đến là một trong số những phần mềm quản lý tuyển dụng tốt nhất hiện nay. Cơ chế hoạt động của phần mềm dựa trên nguyên lý của điện toán đám mây. Theo đó, phần mềm này có khả năng mang đến đến cho người dùng những giải pháp hữu ích để thu thập, phát triển và duy trì nguồn nhân lực chất lượng, tài năng nhất cho doanh nghiệp. Oracle Taleo có khả năng điều chỉnh, tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng một cách nhanh chóng, đơn giản, giúp bộ phận nhân sự có thể thay đổi làm sao cho phù hợp nhất với cơ chế hoạt động của doanh nghiệp.
Bullhorn
Bullhorn là phần mềm được đánh giá là khá phù hợp với các quy trình hoạt động, tuyển dụng nhân sự tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Giao diện và các tính năng nhận được không ít lời khen bởi nó vô cùng thân thiện cả trên bản PC và Mobile. Phần mềm này cũng cho phép người dùng có thể thoải mái nhập dữ liệu một cách nhanh chóng ngay sau khi có bất kỳ sự tương tác nào với ứng viên.
Với phần mềm Bullhorn thì mức giá thấp nhất hiện đang khoảng 99 USD/tháng.
IBM Kenexa BrassRing
Tương tự như 2 phần mềm trên, IBM Kenexa BrassRing cũng hoạt động dựa trên cơ chế điện toán đám mây theo công nghệ 4.0. Tuy nhiên, điểm khác biệt là quá trình hoạt động của phần mềm này có phần phụ thuộc vào việc tiếp thị các hành vi. Từ quá trình phân tích đó, nhà tuyển dụng có thể thu hút được các ứng viên xuất sắc nhất một cách khá chủ động.
Phần mềm IBM Kenexa BrassRing hiện nay đã được cải tiến, nâng cao với rất nhiều tính năng nổi bật như cho phép truy cập dễ dàng, đánh giá ứng viên hiệu quả, phân tích IBM Watson tối ưu, hiện đại,…
Jobvite
Jobvite là cái tên khá phổ biến, được đông đảo doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Phần mềm này tập trung chủ yếu vào các ứng viên, mở rộng phạm vi tuyển dụng qua các mạng xã hội, quản lý các trang web về nghề nghiệp, tối ưu hóa các thiết bị di động thông minh, cung cấp đến cho người dùng những tiện ích liên quan đến phỏng vấn,…
Đến thời điểm hiện tại, phần mềm này đã cho ra mắt nhiều phiên bản với các mức giá khác nhau (khoảng 4000 – 100.000 USD/năm). Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính mà doanh nghiệp có thể đưa ra sự lựa chọn phiên bản phù hợp nhất.
SmartRecruiters
Với các mô hình hoạt động quy mô lớn, cấp doanh nghiệp thì SmartRecruiters chính là một sự lựa chọn phù hợp và tuyệt vời nhất. Phần mềm ATS này cho phép nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng tìm kiếm, chiêu mộ được ứng viên xuất sắc thông qua hệ thống các công cụ đánh giá, phân tích đều đã được thiết kế, tích hợp sẵn.
Nhờ phần mềm này mà việc giao tiếp với các ứng viên tiềm năng có thể được thực hiện đơn giản hơn, đặc biệt là có thể trả lời tự động theo lịch trình đã đặt sẵn.
Mức giá sử dụng phần mềm này hiện nay khoảng 10.000 USD/năm.
Có thể thấy, Applicant Tracking System là một sự lựa chọn không thể thiếu đối với quá trình tuyển dụng, quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng rằng qua bài viết trên, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ lựa chọn được cho mình giải pháp tốt nhất, giúp quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả nhé.
